Spory sądowe pod kontrolą

Bank BPH, z ponad 30-letnim doświadczeniem, jest częścią Grupy GE Aerospace – jednej z największych i najbardziej renomowanych korporacji na świecie. Od 4 listopada 2016 roku, po przeprowadzeniu podziału, Bank BPH koncentruje się wyłącznie na obsłudze klientów indywidualnych spłacających kredyty hipoteczne.

Przed wdrożeniem Advisor247, Bank BPH nie dysponował zaawansowanym narzędziem do wsparcia obsługi prawnej. Operacje opierały się głównie na standardowych aplikacjach oraz systemie poczty elektronicznej. Rosnąca złożoność procesów, zwiększający się wolumen prowadzonych spraw oraz powiększająca się liczba zespołów zaangażowanych w obsługę prawną, stworzyły potrzebę implementacji dedykowanego systemu.

Bank potrzebował systemu, który zapewniłby:

• sprawną dystrybucję informacji wewnątrz organizacji,
• zwiększenie efektywności współpracy
• z kancelariami zewnętrznymi,
• terminowe wypełnianie obowiązków raportowych (korporacyjnych i regulatorskich).

W drodze postępowania zakupowego, Bank BPH wybrał Advisor247, kierując się:

• doświadczeniem firmy Advisor Systems,
• kompleksowością i elastycznością systemu Advisor247,
• wysokim poziomem bezpieczeństwa przechowywanych danych.

Przed ostateczną decyzją, Bank przeprowadził również pozytywny audyt bezpieczeństwa infrastruktury teleinformatycznej zapewnianej przez Advisor Systems.

Implementacja rozpoczęła się od szczegółowej analizy potrzeb, w której uczestniczyło 35 osób reprezentujących 12 z 18 obszarów Banku BPH oraz pełnomocnicy z kancelarii zewnętrznych. Podczas tej fazy:

• określono cechy systemu, które pozwoliły na wyznaczenie nowego standardu obsługi spraw,
• stworzono grupy uprawnień dostosowane do potrzeb różnych jednostek,
• zaprojektowano mechanizmy obsługi różnych typów spraw oraz szereg automatyzacji wspierających użytkowników.

Wdrożenie obejmowało konsolidację w jednym narzędziu kluczowych modułów:

• moduł ryzyka operacyjnego,
• moduł rozliczeń wydatków,
• moduł księgowania rezerw,
• moduł kalendarzy zadań i rozpraw,
• moduł obsługi ugód,
• moduł raportowy.

Najnowszy moduł wdrożony przez Bank BPH to moduł obsługi ugód, pozwalający między innymi na zarządzanie i monitorowanie przebiegu negocjacji oraz planowanie i monitorowanie komunikacji z klientami. W module utworzono kilkadziesiąt szablonów dokumentów, które ułatwiają pracę użytkowników.

Zaimplementowano złożoną strukturę uprawnień, obejmującą zarówno jednostki Banku BPH, jak i kancelarie zewnętrzne, co zapewnia większą kontrolę dostępu oraz wyższy poziom bezpieczeństwa danych.

Przeprowadzono import danych z różnych systemów bankowych i kancelaryjnych, przeszkolono pracowników Banku BPH oraz prawników kancelarii, a także przygotowano procedury wewnętrzne, mapy procesów i dokumentację produktową.

System Advisor247 z powodzeniem przeszedł wymagające audyty zgodności z regulacjami SOX (Sarbanes-Oxley Act) oraz BCM (Business Continuity Management), co potwierdza skuteczność wdrożonych mechanizmów kontrolnych i strategii zapewniających ciągłość działania w sytuacjach kryzysowych.

Po pięciu latach funkcjonowania systemu Advisor247, Bank BPH może pochwalić się:

• znacznym skróceniem procesów wewnątrzbankowych związanych z obsługą spraw sądowych,
• usprawnieniem organizacji pracy i obiegu dokumentów w zespołach,
• usprawnieniem organizacji pracy i obiegu dokumentów z podmiotami zewnętrznymi (kancelarie),
• poprawą jakości komunikacji z klientami,
• poprawą jakości i dostępności danych,
• dostępem do raportów i dashboardów menedżerskich w czasie rzeczywistym,
• eliminacją szeregu ryzyk wpisanych w proces zarządzania sprawami sądowymi.

Advisor247 umożliwia obsługę kilkunastu typów spraw, m.in.:

• kredytów frankowych,
• kredytów złotówkowych (WIBOR),
• reklamacyjnych,
• podatkowych,
• karnych,
• pracowniczych,
• polubownych,
• regulatorskich,
• arbitrażowych.

W 2025 roku z systemu Advisor247 korzysta ponad 500 użytkowników Banku BPH.

System jest jednym z systemów krytycznych dla funkcjonowania Banku BPH i jest na bieżąco dostosowywany do pojawiających się wymagań.

Wdrożenie Advisor247 to był dla nas game changer. System uporządkował obsługę spraw spornych, usprawnił pracę zespołowi znacznie skrócił czasy procesów. Dziś mamy pełną kontrolę nad sprawami, sprawną komunikację z partnerami i klientami oraz dostęp do kluczowych danych w czasie rzeczywistym. Bez Advisor247 trudno byłoby sobie wyobrazić naszą codzienną pracę.

Zespół Banku BPH S.A.