Wersjonowanie dokumentów

Praca z dokumentami w kancelarii wymaga nie tylko porządku, ale także pełnej kontroli nad tym, kto, kiedy i jakie zmiany wprowadził. Dlatego w Advisor247 udostępniliśmy funkcjonalność wersjonowania dokumentów, która pozwala profesjonalnie zarządzać dokumentacją i eliminuje problem plików o nazwach typu „umowa_koniec_v7_poprawki_ostateczne v4”.

Wszystkie dokumenty sprawy w jednym miejscu

W zakładce Dokumenty prawnicy widzą wszystkie pliki powiązane ze sprawą, uporządkowane w czytelnej strukturze folderów. Przy każdym folderze widoczna jest liczba dokumentów, co ułatwia orientację i wspiera jednolity standard pracy w całym zespole.

Taki sposób organizacji dokumentów oznacza, że wszyscy członkowie kancelarii odkładają pliki w jednym miejscu i według tej samej logiki. Dzięki temu łatwiej się zastępować, przejmować zadania i szybciej odnajdywać potrzebne informacje. System umożliwia także wygodne wyszukiwanie dokumentów, również pełnotekstowo.

Podgląd dokumentu i szybki dostęp do treści

W Advisor247 wersjonowanie dokumentów jest dostępne bezpośrednio z poziomu podglądu dokumentu. Po kliknięciu ikony podglądu można zobaczyć dokument bez otwierania go w innym programie.

W podglądzie użytkownik może:

• zobaczyć podstawowe informacje o dokumencie,
• powiększać i pomniejszać widok,
• wyszukiwać frazy w treści dokumentu,
• szybko przechodzić do odpowiednich miejsc w pliku.

To rozwiązanie przyspiesza pracę z dokumentami i ogranicza konieczność przełączania się między różnymi narzędziami.

Pełna kontrola nad wersjami dokumentu

Najważniejsze funkcje związane z wersjonowaniem dostępne są w zakładce Wersje. To tutaj widać listę wszystkich wersji dokumentu wraz z najważniejszymi informacjami.

Co umożliwia zakładka „Wersje”?

• listę wszystkich wersji dokumentu,
• unikalny numer każdej wersji,
• informację, kto i kiedy zmodyfikował dokument,
• komentarze do wersji,
• możliwość oznaczenia wersji statusem „Oficjalna”,
• możliwość utworzenia nowej wersji jako kopii istniejącej,
• możliwość otwarcia dowolnej wcześniejszej wersji.

Dzięki komentarzom od razu wiadomo, czego dotyczy dana wersja, np.:

• „umowa uzupełniona”,
• „poprawki od klienta”,
• „wersja po akceptacji partnera”.

Status „Oficjalna” pozwala szybko ustalić, która wersja dokumentu powinna być używana w komunikacji z klientem.

Wersjonowanie dokumentów także w Wordzie i Excelu

W przypadku dokumentów Microsoft 365 wersjonowanie działa również z poziomu wtyczki Advisor247 Desktop w Wordzie i Excelu.

To oznacza, że prawnik może pracować nad dokumentem w dobrze znanym środowisku, a jednocześnie zachować pełną kontrolę nad wersją dokumentu.

Wtyczka Advisor247 Desktop umożliwia:

• podgląd numeru dokumentu i numeru wersji,
• dodawanie komentarza do wersji bezpośrednio podczas pracy,
• zapis kolejnych zmian w ramach tej samej wersji,
• utworzenie nowej wersji dokumentu,
• automatyczną aktualizację numeru wersji w dokumencie.

W górnej części wtyczki znajduje się także funkcja „Wstaw ID”, która dodaje do stopki:

• numer dokumentu,
• numer wersji.

Dzięki temu po zapisaniu dokumentu jako PDF albo po jego wydruku od razu wiadomo, z którą wersją dokumentu mamy do czynienia.

Jeden cykl życia dokumentu — od szkicu do podpisanej wersji

Wersjami dokumentów można zarządzać także z poziomu systemu przeglądarkowego Advisor247. W szczegółach dokumentu użytkownik widzi listę wszystkich wersji, a po wejściu w szczegóły konkretnej wersji może sprawdzić również jej historię zmian.

Advisor247 pozwala również wgrać inny plik jako kolejną wersję dokumentu, np.:

• skan podpisanej umowy,
• umowę podpisaną elektronicznie,
• finalny plik PDF.

Dzięki temu cały cykl życia dokumentu — od szkicu przygotowanego w Wordzie aż po wersję podpisaną — znajduje się w jednym miejscu i pod pełną kontrolą.

Co daje kancelarii wersjonowanie dokumentów w Advisor247?

W praktyce funkcjonalność wersjonowania dokumentów pozwala kancelarii:

• kontrolować historię zmian dokumentu,
• łatwo ustalić, która wersja jest aktualna,
• ułatwić współpracę kilku osób nad tym samym dokumentem,
• uporządkować opiniowanie, akceptację i nanoszenie zmian,
• ograniczyć ryzyko pracy na nieaktualnej wersji dokumentu,
• zwiększyć bezpieczeństwo pracy z dokumentacją,
• zachować spójny standard pracy w całym zespole.

Wersjonowanie dokumentów to część szerszego podejścia Advisor247

Wersjonowanie dokumentów to jeden z elementów szerszego podejścia Advisor247 do organizacji pracy kancelarii. System wspiera nie tylko pracę z dokumentami, ale także:

• rejestrację czasu pracy,
• obsługę spraw,
• zarządzanie korespondencją,
• billing i fakturowanie,
• raportowanie,
• komunikację z klientem.

Dzięki temu kancelaria nie korzysta z kilku oderwanych od siebie narzędzi, ale z jednego spójnego środowiska pracy.

ZOBACZ FILM O WERSJONOWANIU DOKUMENTÓW W ADVISOR247 (4:54)

Zobacz inne możliwości Advisor247

Wersjonowanie dokumentów to tylko część możliwości Advisor247 w zakresie zarządzania dokumentami i usprawniania pracy kancelarii.

Zobacz także inne funkcjonalności systemu w sekcji Nowości oraz na pozostałych podstronach Advisor247.

Polecamy filmy: Praca w Word, Praca w Outlook, Dashboard, Aplikacja Mobilna, Portal klienta, Rejestracja czasu pracy