Jak przygotować kancelarię do wdrożenia AI?

Jak przygotować kancelarię do wdrożenia AI?

Wdrożenie sztucznej inteligencji w kancelarii nie powinno zaczynać się od wyboru modelu językowego ani zakupu licencji. Najpierw trzeba ustalić, do czego AI ma być wykorzystywana, z jakich danych może korzystać, kto odpowiada za weryfikację wyników i jak kancelaria zachowa kontrolę nad informacjami klientów.

Sama dostępność narzędzia AI nie oznacza jeszcze, że kancelaria jest gotowa do jego bezpiecznego i efektywnego wykorzystania. Jeżeli dokumenty są rozproszone, informacje o sprawach nieaktualne, a uprawnienia nieuporządkowane, AI może jedynie szybciej powielać istniejący chaos.

Dobre przygotowanie powinno objąć pięć obszarów:

• cele biznesowe i konkretne zastosowania,
• dane i ich jakość,
• bezpieczeństwo oraz tajemnicę zawodową,
• organizację pracy i odpowiedzialność użytkowników,
• techniczne połączenie AI z systemami kancelarii.

1. Zacznij od problemu, a nie od narzędzia

Pierwszym pytaniem nie powinno być: „Który model AI wybrać?”, ale:

„Które czynności w kancelarii zabierają dużo czasu, są powtarzalne i mogą zostać bezpiecznie wsparte przez AI?”

Może to dotyczyć między innymi:

• wyszukiwania informacji w dokumentach,
• przygotowywania podsumowań korespondencji,
• porównywania wersji umów,
• tworzenia pierwszych projektów dokumentów,
• analizy historii sprawy,
• przygotowywania chronologii zdarzeń,
• wyszukiwania klauzul i postanowień,
• klasyfikowania dokumentów,
• przygotowywania raportów dla klienta,
• kontroli terminów i zadań,
• analizy czasu pracy, budżetów i rentowności.

Najlepiej wybrać kilka konkretnych procesów, a następnie określić, jak wygląda ich obecny przebieg, ile czasu zajmują i jaki rezultat ma przynieść wykorzystanie AI.

Bez takiego przygotowania kancelaria może kupić atrakcyjne narzędzie, które wzbudzi zainteresowanie pracowników, ale nie stanie się elementem codziennej pracy.

2. Wybierz zastosowania o odpowiednim poziomie ryzyka

Nie każde zadanie powinno być automatyzowane w takim samym stopniu.

Na początku warto wybrać procesy, w których AI:

• wspiera pracownika, ale nie podejmuje samodzielnie decyzji,
• pracuje na ograniczonym i kontrolowanym zbiorze danych,
• przygotowuje projekt wymagający akceptacji prawnika,
• pozwala łatwo zweryfikować wynik,
• nie powoduje istotnych konsekwencji w przypadku błędu.

Dobrym początkiem może być przygotowywanie streszczeń dokumentów, chronologii, list zagadnień albo pierwszych wersji wewnętrznych notatek.

Większej ostrożności wymagają projekty opinii prawnych, pism procesowych, rekomendacje dla klienta czy analiza prawdopodobnego wyniku postępowania. W takich przypadkach odpowiedzialność za ostateczny rezultat musi pozostać po stronie prawnika.

CCBE podkreśla, że prawnik korzystający z generatywnej AI powinien rozumieć możliwości i ograniczenia narzędzia oraz weryfikować jego wyniki przed ich wykorzystaniem w pracy zawodowej.

3. Uporządkuj dokumenty i dane kancelarii

AI potrzebuje kontekstu. Im bardziej aktualne, kompletne i uporządkowane są dane, tym większa szansa na uzyskanie użytecznej odpowiedzi.

Przed wdrożeniem warto sprawdzić:

• gdzie przechowywane są dokumenty,
• czy istnieje jedna obowiązująca wersja każdego pliku,
• czy wiadomości e-mail są przypisywane do właściwych spraw,
• czy dane klientów są aktualne,
• czy sprawy posiadają jednolite oznaczenia,
• czy dokumenty można wyszukiwać po treści,
• czy znane jest źródło każdej informacji,
• czy użytkownicy mają odpowiednie uprawnienia.

Jeżeli część dokumentów znajduje się w systemie kancelaryjnym, część na dyskach lokalnych, a pozostałe w skrzynkach poszczególnych prawników, AI nie otrzyma pełnego obrazu sprawy.

Może wtedy przygotować odpowiedź poprawną językowo, ale opartą na niepełnych albo nieaktualnych informacjach.

Dlatego przygotowanie kancelarii do AI jest w dużej mierze projektem dotyczącym jakości danych.

4. Zadbaj o właściwy kontekst sprawy

Prawnik, analizując sprawę, korzysta nie tylko z jednego dokumentu. Potrzebuje również:

• danych klienta,
• historii współpracy,
• korespondencji,
• poprzednich wersji dokumentów,
• notatek,
• terminów,
• informacji o uczestnikach sprawy,
• wcześniejszych ustaleń,
• danych o czasie pracy i budżecie.

Jeżeli użytkownik musi za każdym razem ręcznie wybierać i przekazywać te informacje do narzędzia AI, praca staje się czasochłonna, a ryzyko pominięcia istotnego dokumentu rośnie.

Docelowo AI powinna korzystać z kontrolowanego kontekstu udostępnianego przez system kancelarii. Nie oznacza to dostępu do całej bazy danych. Narzędzie powinno otrzymywać wyłącznie informacje związane z konkretnym zadaniem i dostępne dla danego użytkownika.

Advisor247 porządkuje klientów, sprawy, dokumenty, korespondencję, historię działań i uprawnienia. Dzięki temu może stanowić źródło uporządkowanego kontekstu dla specjalistycznych narzędzi AI.

5. Określ, jakich danych nie wolno przekazywać

Kancelaria powinna jasno ustalić, jakie informacje można wprowadzać do poszczególnych narzędzi AI.

Nie wystarczy ogólna zasada, że pracownicy powinni „zachować ostrożność”. Potrzebne są konkretne reguły dotyczące między innymi:

• danych osobowych,
• dokumentów objętych tajemnicą zawodową,
• informacji poufnych klienta,
• danych szczególnych kategorii,
• strategii procesowej,
• danych dotyczących transakcji,
• informacji otrzymanych w ramach due diligence,
• danych pracowników i kandydatów,
• materiałów stanowiących własność intelektualną klienta lub kancelarii.

Przed dopuszczeniem narzędzia należy sprawdzić, czy treść zapytań i załączników jest wykorzystywana do trenowania modeli, gdzie dane są przechowywane, kto może mieć do nich dostęp i czy są przekazywane podwykonawcom.

CCBE wskazuje, że kancelarie powinny rozumieć sposób przetwarzania danych przez dostawcę AI, w tym możliwość wykorzystywania zapytań do trenowania modelu oraz udostępniania danych podmiotom trzecim.

6. Przygotuj politykę korzystania z AI

Kancelaria powinna opracować krótką i praktyczną politykę, która odpowie na pytania:

• z jakich narzędzi wolno korzystać,
• do jakich celów można je wykorzystywać,
• jakich danych nie wolno wprowadzać,
• kiedy trzeba anonimizować materiały,
• kto zatwierdza nowe narzędzia,
• kto odpowiada za sprawdzenie wyniku,
• kiedy należy poinformować klienta o wykorzystaniu AI,
• jak dokumentować użycie AI,
• co zrobić w przypadku błędu lub ujawnienia danych.

Polityka nie powinna być dokumentem, którego nikt nie czyta. Najlepiej uzupełnić ją prostą tabelą zastosowań.

Przykładowo:

Dozwolone bez dodatkowej zgody:
redakcja tekstu niezawierającego danych klienta, tworzenie propozycji struktury prezentacji, tłumaczenie materiałów publicznych.

Dozwolone po anonimizacji:
streszczanie dokumentów, porównywanie klauzul, przygotowanie listy argumentów.

Dozwolone wyłącznie w zatwierdzonym środowisku:
analiza dokumentów klienta, korespondencji, akt sprawy i danych objętych tajemnicą zawodową.

Niedozwolone:
automatyczne wysyłanie nieweryfikowanych treści do klienta, składanie pism bez kontroli prawnika albo korzystanie z niezatwierdzonych publicznych narzędzi do analizy poufnych danych.

7. Wyznacz odpowiedzialność człowieka

AI może przygotować projekt, ale nie powinna rozmywać odpowiedzialności.

Dla każdego procesu trzeba ustalić:

• kto może uruchomić działanie,
• kto sprawdza poprawność danych wejściowych,
• kto weryfikuje rezultat,
• kto zatwierdza dokument,
• kto odpowiada za jego wykorzystanie,
• jak zgłaszane są błędy.

Weryfikacja nie może ograniczać się do pobieżnego przeczytania tekstu. Prawnik powinien sprawdzić między innymi:

• zgodność wniosków z dokumentami źródłowymi,
• prawdziwość powołanych przepisów i orzeczeń,
• kompletność analizy,
• aktualność informacji,
• poprawność danych klienta,
• brak ujawnienia informacji dotyczących innych spraw,
• zgodność treści ze strategią kancelarii.

AI może tworzyć przekonujące odpowiedzi również wtedy, gdy brakuje jej potrzebnych danych. Dlatego płynny język nie może być traktowany jako dowód poprawności.

8. Sprawdź dostawcę narzędzia AI

Przed wyborem rozwiązania warto przeprowadzić ocenę podobną do weryfikacji dostawcy systemu chmurowego.

Należy zapytać:

• gdzie przechowywane i przetwarzane są dane,
• czy zapytania są wykorzystywane do trenowania modeli,
• jak długo przechowywana jest historia,
• czy można wyłączyć przechowywanie danych,
• jakie podmioty uczestniczą w świadczeniu usługi,
• czy system obsługuje logowanie wieloskładnikowe,
• czy możliwe jest zarządzanie użytkownikami i rolami,
• czy dostępne są logi aktywności,
• jak wygląda usuwanie danych,
• jak zgłaszane są incydenty,
• czy możliwe jest ograniczenie narzędzia do wybranych źródeł,
• czy odpowiedzi wskazują dokumenty źródłowe.

Warto również ustalić, czy narzędzie jest przeznaczone do profesjonalnego zastosowania w kancelarii, czy jest jedynie ogólnodostępnym asystentem konsumenckim.

9. Przygotuj pracowników

Gotowość kancelarii do AI zależy bardziej od kompetencji użytkowników niż od samego modelu.

Szkolenie powinno obejmować:

• możliwości i ograniczenia AI,
• zasady tworzenia zapytań,
• ochronę informacji poufnych,
• rozpoznawanie błędów i niepewnych odpowiedzi,
• obowiązek weryfikacji,
• korzystanie ze źródeł,
• dozwolone i niedozwolone zastosowania,
• zgłaszanie problemów.

Obowiązek zapewnienia odpowiedniego poziomu wiedzy o AI pracownikom i innym osobom korzystającym z systemów AI obowiązuje w Unii Europejskiej od 2 lutego 2025 roku. CCBE wskazuje, że dotyczy to również prawników wykorzystujących takie narzędzia w pracy.

Szkolenie nie powinno być jednorazową prezentacją. Narzędzia i ich możliwości szybko się zmieniają, dlatego potrzebne są regularne aktualizacje zasad oraz wymiana doświadczeń między użytkownikami.

10. Zacznij od pilotażu

Zamiast od razu udostępniać AI wszystkim pracownikom, warto rozpocząć od ograniczonego pilotażu.

Dobry pilotaż powinien obejmować:

• jeden lub dwa zespoły,
• kilka jasno określonych zastosowań,
• zatwierdzony zbiór danych,
• ustalone zasady weryfikacji,
• ograniczony czas testów,
• sposób zgłaszania uwag,
• mierniki efektów.

W grupie pilotażowej powinni znaleźć się nie tylko entuzjaści technologii. Warto zaprosić również osoby sceptyczne, pracowników back office, specjalistę do spraw bezpieczeństwa oraz osoby odpowiedzialne za zarządzanie wiedzą i dokumentami.

Pozwala to ocenić narzędzie z różnych perspektyw i uniknąć wdrożenia rozwiązania, które dobrze wygląda podczas prezentacji, ale nie odpowiada rzeczywistym procesom kancelarii.

11. Mierz efekty wdrożenia

AI nie powinna być oceniana na podstawie liczby wygenerowanych odpowiedzi ani poziomu zainteresowania pracowników.

Trzeba sprawdzić, czy przynosi konkretną wartość.

Można mierzyć:

• czas przygotowania dokumentu,
• czas wyszukiwania informacji,
• liczbę dokumentów analizowanych w danym okresie,
• liczbę poprawek wymaganych po wygenerowaniu projektu,
• kompletność wyników,
• liczbę błędów,
• poziom wykorzystania narzędzia,
• oszczędność czasu prawników i back office,
• wpływ na terminowość realizacji zadań,
• zadowolenie użytkowników,
• wpływ na koszt obsługi sprawy.

Należy uwzględnić także czas potrzebny na przygotowanie zapytania i sprawdzenie odpowiedzi. Jeżeli wygenerowanie dokumentu trwa minutę, ale jego poprawienie zajmuje dwie godziny, korzyść może być pozorna.

12. Nie pomijaj pracowników back office

AI w kancelarii nie musi służyć wyłącznie do pracy nad opiniami i umowami.

Może również wspierać back office w:

• klasyfikowaniu dokumentów,
• wyszukiwaniu brakujących danych,
• przygotowywaniu raportów,
• analizowaniu opisów czasu pracy,
• kontroli kompletności informacji,
• przygotowywaniu projektów korespondencji,
• obsłudze fakturowania,
• monitorowaniu CAP-ów i ryczałtów,
• analizie płatności,
• przygotowywaniu zestawień zarządczych.

Pracownicy back office mają również istotną wiedzę o jakości danych i rzeczywistym przebiegu procesów. Dlatego powinni uczestniczyć w wyborze zastosowań, testowaniu narzędzi i opracowywaniu zasad korzystania z AI.

13. Przygotuj systemy kancelarii do integracji

Ręczne kopiowanie dokumentów i treści do okna czatu może sprawdzić się podczas pierwszych testów, ale nie jest dobrym modelem docelowym.

Prowadzi do:

• utraty kontroli nad zakresem przekazywanych informacji,
• pomijania części kontekstu,
• powstawania kolejnych kopii dokumentów,
• trudności z kontrolą uprawnień,
• braku pełnej historii użycia danych,
• dodatkowej pracy użytkowników.

Lepszym rozwiązaniem jest kontrolowana integracja narzędzia AI z systemem zarządzania kancelarią.

Advisor247 jest zintegrowany z SAGA AI. Dzięki temu specjalistyczne narzędzie AI może pracować w powiązaniu z uporządkowanymi danymi i procesami kancelarii, zamiast opierać się wyłącznie na materiałach ręcznie przekazywanych przez użytkownika.

Przygotowywana integracja Advisor247 z protokołem MCP umożliwi połączenie danych kancelarii również z innymi narzędziami AI obsługującymi ten standard.

MCP, czyli Model Context Protocol, jest otwartym standardem umożliwiającym łączenie aplikacji AI z zewnętrznymi źródłami danych, narzędziami i procesami.

Samo zastosowanie MCP nie rozwiązuje jednak automatycznie problemów bezpieczeństwa. Kancelaria nadal musi określić:

• do jakich informacji AI może uzyskać dostęp,
• w jakich sytuacjach,
• na polecenie którego użytkownika,
• z uwzględnieniem jakich uprawnień,
• czy narzędzie może tylko odczytywać dane, czy również wykonywać działania,
• jak rejestrowana jest aktywność.

14. Przygotuj kancelarię na wymagania prawne

AI Act wszedł w życie 1 sierpnia 2024 roku. Zakazy dotyczące określonych praktyk oraz obowiązki związane z kompetencjami użytkowników AI obowiązują od 2 lutego 2025 roku. Większość kolejnych przepisów zaczyna być stosowana od 2 sierpnia 2026 roku, natomiast terminy dotyczące wybranych systemów wysokiego ryzyka zostały przesunięte na 2 grudnia 2027 roku lub 2 sierpnia 2028 roku.

Nie każde wykorzystanie generatywnej AI przez kancelarię będzie systemem wysokiego ryzyka. Nie oznacza to jednak, że można pominąć analizę prawną.

W zależności od zastosowania należy uwzględnić między innymi:

• ochronę danych osobowych,
• tajemnicę zawodową,
• obowiązki informacyjne,
• prawa autorskie,
• odpowiedzialność za rezultat,
• zasady wykonywania zawodu,
• bezpieczeństwo informacji,
• wymagania klientów,
• postanowienia zawartych umów.

Kancelaria powinna prowadzić rejestr wykorzystywanych narzędzi i zastosowań AI. Pozwoli to ustalić, gdzie technologia jest używana, jakie dane są przetwarzane i kto odpowiada za dany proces.

15. Zarządzaj AI jako procesem, a nie jednorazowym projektem

Narzędzia AI, modele i przepisy zmieniają się szybko. Rozwiązanie zaakceptowane rok wcześniej może mieć nowe funkcje, innych podwykonawców albo zmienione warunki przetwarzania danych.

Dlatego kancelaria powinna regularnie:

• przeglądać listę używanych narzędzi,
• aktualizować politykę AI,
• kontrolować uprawnienia,
• oceniać nowe zastosowania,
• analizować zgłoszone błędy,
• sprawdzać zmiany warunków świadczenia usług,
• prowadzić szkolenia,
• weryfikować efekty biznesowe.

Pomocne może być podejście oparte na cyklu: zarządzanie, identyfikowanie ryzyka, mierzenie i reagowanie. Podobną strukturę proponuje dobrowolny NIST AI Risk Management Framework, przeznaczony do zarządzania ryzykiem w całym cyklu życia systemów AI.

Jak może wyglądać plan wdrożenia AI w kancelarii?

Praktyczne przygotowanie można podzielić na pięć etapów.

Etap 1. Analiza

Kancelaria wskazuje procesy, które mogą zostać usprawnione, określa ich pracochłonność, ryzyko oraz oczekiwany efekt.

Etap 2. Przygotowanie danych i zasad

Porządkowane są dokumenty, źródła informacji i uprawnienia. Powstaje polityka AI oraz lista dozwolonych narzędzi i zastosowań.

Etap 3. Wybór rozwiązania

Kancelaria sprawdza bezpieczeństwo dostawcy, sposób przetwarzania danych, możliwości integracji i zasady kontroli wyników.

Etap 4. Pilotaż

Wybrana grupa użytkowników testuje konkretne zastosowania na kontrolowanym zbiorze danych. Wyniki są weryfikowane i porównywane z dotychczasowym sposobem pracy.

Etap 5. Rozwój

Po ocenie pilotażu AI jest stopniowo udostępniana kolejnym zespołom. Kancelaria monitoruje efekty, aktualizuje zasady i rozwija nowe zastosowania.

Czy kancelaria jest gotowa na AI?

Kancelaria jest gotowa do wdrożenia AI, jeżeli:

• wie, jakie problemy chce rozwiązać,
• ma uporządkowane dokumenty i informacje,
• kontroluje dostęp do danych,
• zna zasady działania wykorzystywanych narzędzi,
• posiada politykę korzystania z AI,
• szkoli użytkowników,
• wymaga weryfikacji rezultatów,
• potrafi mierzyć efekty,
• może bezpiecznie połączyć AI z kontekstem spraw.

Największą wartością nie jest możliwość zadania AI dowolnego pytania. Jest nią możliwość zadania właściwego pytania w odpowiednim kontekście, z zachowaniem uprawnień, poufności i odpowiedzialności.

Dlatego przygotowanie kancelarii do AI nie polega przede wszystkim na zakupie technologii. Polega na stworzeniu środowiska, w którym technologia może pracować na właściwych danych i rzeczywiście wspierać prawników, back office oraz osoby zarządzające.