Jaki program będzie najlepszy dla małej, średniej i dużej kancelarii?

Wielkość kancelarii ma duże znaczenie przy wyborze programu do zarządzania, ale nie powinna być jedynym kryterium. Dwie kancelarie zatrudniające po dziesięć osób mogą pracować zupełnie inaczej. Jedna obsługuje kilkadziesiąt podobnych spraw i rozlicza się głównie godzinowo, druga prowadzi skomplikowane projekty, korzysta z ryczałtów, współpracuje z wieloma podmiotami i potrzebuje rozbudowanego obiegu dokumentów.

Dlatego najlepszy system to nie ten, który ma najwięcej funkcji, lecz taki, który odpowiada skali działalności, sposobowi pracy oraz planom rozwoju kancelarii.

Jaki system dla małej kancelarii?

Małe kancelarie najczęściej potrzebują rozwiązania prostego, szybkiego do uruchomienia i łatwego w codziennej obsłudze. System nie powinien wymagać zatrudniania administratora ani budowania własnej infrastruktury IT.

Najważniejsze funkcje to zazwyczaj:

• baza klientów i spraw,
• rejestracja czasu pracy,
• kontrola wydatków,
• rozliczenia i fakturowanie,
• kalendarz i przypomnienia,
• podstawowe raporty,
• dostęp do najważniejszych informacji w jednym miejscu.

W małej kancelarii szczególnie łatwo uzależnić organizację pracy od pamięci właściciela, wiadomości e-mail, kalendarza i kilku arkuszy Excel. Początkowo taki model może wystarczać, ale wraz ze wzrostem liczby klientów coraz trudniej kontrolować terminy, niezafakturowaną pracę, płatności i rentowność spraw.

Dobry system dla małej kancelarii powinien przede wszystkim ograniczać pracę administracyjną. Prawnik nie powinien poświęcać czasu na wielokrotne przepisywanie tych samych informacji ani odtwarzanie pod koniec miesiąca, czym zajmował się w poszczególnych dniach.

Dla takich kancelarii odpowiednim rozwiązaniem może być Advisor Neo. System porządkuje klientów, sprawy, czas pracy, wydatki, rozliczenia i faktury, a jego techniczne utrzymanie jest zawarte w opłacie subskrypcyjnej. Nie wymaga więc własnego działu IT ani osobnego administratora.

Ważna jest również możliwość rozwoju systemu. Mała kancelaria nie powinna wybierać rozwiązania, które po zatrudnieniu kolejnych osób trzeba będzie natychmiast zastąpić. Advisor Neo jest rozwijany wraz z potrzebami małych kancelarii, a kolejne funkcje będą obejmować między innymi przechowywanie i porządkowanie dokumentów.

Jaki system dla średniej kancelarii?

W średniej kancelarii pojawia się więcej użytkowników, klientów, specjalizacji i sposobów rozliczeń. Rosną także wymagania dotyczące kontroli, uprawnień, raportowania i współpracy między prawnikami oraz pracownikami back office.

System powinien już nie tylko porządkować dane, ale również wspierać konkretne procesy kancelarii.

Szczególnego znaczenia nabierają:

• rozbudowana rejestracja czasu pracy,
• obsługa różnych stawek i modeli rozliczeń,
• kontrola CAP-ów oraz ryczałtów,
• zarządzanie dokumentami i ich wersjami,
• integracja z Outlookiem, Wordem i Excelem,
• raportowanie według prawników, klientów, spraw i zespołów,
• zarządzanie uprawnieniami,
• procesy akceptacji,
• kontrola faktur i płatności,
• wsparcie dla pracowników back office.

W średniej kancelarii jednym z największych problemów staje się rozproszenie informacji. Dokumenty mogą znajdować się na dysku sieciowym, w SharePoint, skrzynkach e-mail, folderach lokalnych i różnych aplikacjach. Dane dotyczące czasu są przechowywane w jednym programie, faktury w drugim, a raporty przygotowywane ręcznie w Excelu.

Taki model zwiększa koszty administracji i utrudnia zapewnienie spójności danych. Powoduje również, że pracownicy poświęcają czas na szukanie informacji, uzgadnianie rozbieżności i przepisywanie danych między systemami.

Dla średniej kancelarii właściwym rozwiązaniem może być Advisor247. System pozwala połączyć zarządzanie sprawami, dokumentami, korespondencją, czasem pracy, rozliczeniami, fakturowaniem i raportowaniem w jednym środowisku.

Prawnicy mogą korzystać z jego funkcji bezpośrednio z poziomu Outlooka, Worda, Excela i Adobe Acrobat Pro. Mogą zapisywać wiadomości i dokumenty w odpowiedniej sprawie, pracować na wersjach plików oraz rejestrować czas bez konieczności ciągłego przełączania się między aplikacjami.

Advisor247 wspiera również pracowników back office odpowiedzialnych za rozliczenia, fakturowanie, obieg dokumentów i raportowanie. Jedno źródło aktualnych danych ogranicza liczbę ręcznych czynności, poprawianie błędów i przypominanie prawnikom o brakujących informacjach.

Jaki system dla dużej kancelarii?

Duża kancelaria potrzebuje nie tyle kolejnego programu, ile spójnego środowiska pracy. Wraz ze wzrostem organizacji rośnie liczba użytkowników, procesów, integracji, poziomów uprawnień i wymagań raportowych.

System musi obsługiwać różne zespoły, praktyki, spółki, waluty, modele rozliczeń i zasady dostępu do danych. Powinien także integrować się z wykorzystywanymi narzędziami finansowymi, Microsoft 365, SharePoint, Active Directory, KSeF oraz specjalistycznymi rozwiązaniami używanymi przez kancelarię.

W dużej organizacji kluczowe są:

• zaawansowane zarządzanie dokumentami,
• szczegółowe uprawnienia i poufność danych,
• obsługa wielu jednostek organizacyjnych,
• rozbudowane procesy akceptacji,
• indywidualne dashboardy i KPI,
• raportowanie zarządcze,
• integracje z systemami finansowymi i księgowymi,
• procesy KYC/AML,
• portal klienta,
• skalowalność i bezpieczeństwo,
• możliwość automatyzacji procesów,
• kontrolowany dostęp narzędzi AI do danych kancelarii.

Duże kancelarie często korzystają z kilku lub kilkunastu oddzielnych narzędzi. Jeden system obsługuje czas pracy, drugi dokumenty, kolejny fakturowanie, a następne raportowanie, KYC/AML lub komunikację z klientem.

Połączenie tych obszarów w Advisor247 może obniżyć koszty utrzymania wielu systemów, uprościć administrację i ułatwić codzienną pracę. Pozwala również ograniczyć koszty przechowywania tych samych danych w różnych miejscach oraz zapewniania ich spójności i jakości.

W dużej kancelarii ważna jest także możliwość dopasowania systemu do istniejących procesów. Nie zawsze chodzi o całkowite zastąpienie wszystkich narzędzi. Czasami bardziej racjonalne jest pozostawienie specjalistycznego rozwiązania i zintegrowanie go z głównym systemem zarządzania kancelarią.

Czy liczba pracowników wystarczy do wyboru systemu?

Liczba użytkowników jest ważna, ale sama nie daje pełnej odpowiedzi.

Przy wyborze programu warto również uwzględnić:

• liczbę aktywnych klientów i spraw,
• liczbę dokumentów i wiadomości,
• stosowane modele rozliczeń,
• liczbę spółek lub oddziałów,
• wymagany poziom raportowania,
• stopień poufności danych,
• wykorzystywane integracje,
• udział pracowników back office,
• plany rozwoju kancelarii.

Pięcioosobowa kancelaria może potrzebować rozbudowanego systemu, jeśli prowadzi złożone projekty, obsługuje wielu klientów korporacyjnych i korzysta z zaawansowanych rozliczeń. Z kolei większy zespół pracujący w powtarzalnym modelu może potrzebować przede wszystkim prostoty, automatyzacji i szybkiego dostępu do danych.

Jak system powinien wspierać prawników?

Prawnik nie powinien traktować programu jako kolejnego miejsca, do którego trzeba przepisywać informacje. System powinien działać możliwie blisko narzędzi używanych na co dzień.

Advisor247 umożliwia pracę bezpośrednio w Outlooku, Wordzie, Excelu i Adobe Acrobat Pro. Dzięki temu można zapisywać dokumenty i korespondencję w odpowiednich sprawach, korzystać z danych klienta oraz rejestrować czas bez opuszczania znanych aplikacji.

System może również podpowiadać pominięte czynności. Pomaga to pełniej rejestrować wykonaną pracę i ogranicza straty wynikające z niewprowadzonego czasu.

Jak system powinien wspierać osoby zarządzające?

Partnerzy i zarząd powinni mieć dostęp do aktualnych danych bez konieczności zamawiania kolejnych ręcznych raportów.

System powinien pokazywać między innymi:

• rentowność klientów i spraw,
• wartość pracy niezafakturowanej,
• wykorzystanie CAP-ów i ryczałtów,
• obciążenie zespołów,
• wysokość wystawionych faktur,
• terminowość płatności,
• realizację celów finansowych.

Czasy pracy i faktury powinny być możliwe do analizowania z różnych perspektyw, między innymi według prawników, klientów, spraw, zespołów i okresów.

Dzięki temu problemy mogą zostać zauważone wcześniej, zanim zbyt duży nakład pracy, niewykorzystany czas lub przekroczony budżet staną się kosztowną niespodzianką.

Jak system powinien wspierać back office?

Pracownicy back office często odpowiadają za fakturowanie, kontrolę czasu, rozliczenia, dokumenty, raporty i jakość danych. To właśnie oni odczuwają skutki rozproszenia informacji pomiędzy wieloma aplikacjami.

Dobry system powinien ograniczać ręczne przepisywanie danych, ułatwiać wykrywanie braków i automatyzować powtarzalne czynności. Dzięki temu back office może szybciej przygotowywać faktury, kontrolować płatności i dostarczać osobom zarządzającym wiarygodne informacje.

Ich udział jest również bardzo ważny podczas wdrożenia. Pracownicy back office zwykle najlepiej znają praktyczny przebieg procesów administracyjnych i finansowych, dlatego powinni uczestniczyć w konfiguracji oraz testach systemu.

Czy system powinien być gotowy na AI?

AI jest najbardziej użyteczna wtedy, gdy ma dostęp do właściwego kontekstu. Dokumenty, korespondencja, dane klientów i historia spraw muszą być uporządkowane, aktualne i objęte odpowiednimi uprawnieniami.

Advisor247 jest zintegrowany z SAGA AI. Przygotowywana obsługa protokołu MCP pozwoli również bezpiecznie łączyć dane kancelarii z innymi specjalistycznymi narzędziami AI.

Dzięki temu użytkownicy nie będą musieli ręcznie przekazywać pojedynczych dokumentów i informacji bez pełnej kontroli nad ich zakresem. System może stać się bezpiecznym źródłem kontekstu dla narzędzi wspierających analizę, wyszukiwanie, tworzenie podsumowań i pracę nad dokumentami.

Advisor Neo czy Advisor247?

Advisor Neo będzie odpowiedni przede wszystkim dla małych kancelarii, które potrzebują prostego i łatwego w obsłudze systemu do prowadzenia klientów, spraw, czasu pracy, wydatków, rozliczeń i faktur.

Advisor247 będzie lepszym wyborem dla średnich i dużych kancelarii, które potrzebują zarządzania dokumentami, rozbudowanych rozliczeń, integracji z Microsoft 365, zaawansowanego raportowania, KYC/AML, portalu klienta i szczegółowych uprawnień.

Granica nie przebiega jednak wyłącznie według liczby pracowników. Decydujący powinien być poziom złożoności procesów oraz zakres informacji, które kancelaria chce kontrolować.

Jak dokonać ostatecznego wyboru?

Przed wyborem programu warto przygotować kilka rzeczywistych scenariuszy pracy, na przykład:

• zapisanie wiadomości e-mail w sprawie,
• rejestrację czasu na podstawie dokumentu,
• przygotowanie faktury ryczałtowej,
• sprawdzenie wykorzystania CAP-u,
• odnalezienie najnowszej wersji dokumentu,
• analizę rentowności klienta,
• przygotowanie raportu dla partnera.

Dostawca powinien pokazać, jak cały proces wygląda w systemie, a nie tylko prezentować listę dostępnych funkcji.

Najlepszy program dla małej kancelarii powinien zapewniać prostotę i szybkie uporządkowanie pracy. Dla średniej kancelarii powinien łączyć procesy prawników, back office i osób zarządzających. W dużej kancelarii musi natomiast stać się skalowalnym, bezpiecznym i zintegrowanym środowiskiem pracy.

Ostatecznie dobry system nie powinien rozwijać się obok kancelarii. Powinien rozwijać się razem z nią.