Jaki program do zarządzania kancelarią wybrać

Wybór programu do zarządzania kancelarią prawną nie powinien zaczynać się od porównywania liczby funkcji. Najpierw warto ustalić, jakie problemy system ma rozwiązać: trudności z rejestracją czasu, rozproszone dokumenty, opóźnione fakturowanie, brak kontroli nad rentownością czy zbyt wiele oddzielnych narzędzi.

Dobry program powinien nie tylko porządkować informacje, lecz przede wszystkim ułatwiać codzienną pracę prawników, wspierać pracowników back office i dostarczać osobom zarządzającym danych potrzebnych do podejmowania decyzji.

Na co zwrócić uwagę przy wyborze systemu?

1. Dopasowanie do wielkości kancelarii

Innego rozwiązania potrzebuje kilkuosobowa kancelaria, a innego organizacja zatrudniająca kilkudziesięciu lub kilkuset prawników.

W małej kancelarii najważniejsze są zwykle:

• łatwa obsługa,
• szybkie uruchomienie,
• rejestracja czasu pracy,
• prowadzenie klientów i spraw,
• kontrola wydatków,
• rozliczenia i fakturowanie,
• brak konieczności utrzymywania własnej infrastruktury IT.

Ryzykowny jest jednak zakup rozwiązania, z którego kancelaria szybko wyrośnie.

Większe kancelarie potrzebują dodatkowo:

• zaawansowanego zarządzania dokumentami,
• rozbudowanych uprawnień,
• procesów akceptacji,
• integracji z innymi systemami,
• raportowania zarządczego,
• procesów KYC/AML,
• portalu klienta,
• obsługi wielu zespołów, oddziałów lub spółek.

2. Wygoda codziennej pracy prawników

System będzie wartościowy tylko wtedy, gdy pracownicy rzeczywiście będą z niego korzystać. Dlatego warto sprawdzić, czy jego obsługa nie wymaga ciągłego przełączania się między wieloma aplikacjami.

Advisor247 pozwala korzystać z najważniejszych funkcji systemu bezpośrednio z poziomu Outlooka, Worda, Excela i Adobe Acrobat Pro. Prawnik może zapisywać wiadomości i dokumenty w odpowiedniej sprawie, korzystać z danych klienta, kontrolować wersje plików oraz rejestrować czas pracy bez opuszczania narzędzi, w których pracuje na co dzień.

Ogranicza to czas poświęcany na czynności administracyjne i szukanie informacji. Zmniejsza również ryzyko, że ważna wiadomość, dokument albo wykonana czynność pozostanie poza systemem.

3. Rejestracja czasu pracy

Rejestracja czasu nie powinna być dodatkowym obowiązkiem wykonywanym pod koniec dnia lub tygodnia. Im trudniejsze jest wprowadzanie czasu, tym większe ryzyko pominięcia części wykonanej pracy.

Warto sprawdzić, czy program umożliwia:

• podpowiadanie pominiętych czynności,
• korzystanie ze stoperów,
• rejestrowanie czasu z kalendarza,
• tworzenie wpisów z wiadomości e-mail i dokumentów,
• pracę z telefonu,
• zatwierdzanie lub korygowanie wpisów,
• rozróżnienie czasu przepracowanego i rozliczanego.

Pełniejsza rejestracja czasu oznacza nie tylko wyższe przychody. Ułatwia także ocenę pracochłonności spraw, planowanie pracy zespołu, kontrolę budżetów oraz rozmowy z klientami.

4. Rozliczenia, fakturowanie i kontrola rentowności

Program do zarządzania kancelarią powinien łączyć informacje o czasie pracy, stawkach, kosztach, wydatkach, fakturach i płatnościach.

Dzięki temu kancelaria może odpowiedzieć na pytania:

• którzy klienci są najbardziej rentowni,
• które sprawy wymagają zbyt dużego nakładu pracy,
• czy ustalony ryczałt nadal jest opłacalny,
• czy zbliża się wykorzystanie limitu CAP,
• ile pracy wykonano, ale jeszcze nie zafakturowano,
• które faktury nie zostały opłacone.

Czasy pracy i faktury powinny być dostępne w zestawieniach z różnych perspektyw, między innymi według prawników, klientów, spraw, zespołów i okresów.

W przypadku kancelarii pracujących na ryczałtach i limitach CAP szczególnie ważne są automatyczne alerty. Informacja o wykorzystaniu budżetu powinna pojawić się wtedy, gdy kancelaria może jeszcze zareagować, a nie dopiero podczas wystawiania faktury.

5. Zarządzanie dokumentami i korespondencją

Dokumenty kancelarii często znajdują się jednocześnie na dyskach sieciowych, w skrzynkach pocztowych, SharePoint, Teams, folderach lokalnych i różnych aplikacjach.

Dobry system powinien zapewniać:

• przypisanie dokumentów i wiadomości do klienta oraz sprawy,
• kontrolę wersji,
• wyszukiwanie pełnotekstowe,
• historię zmian,
• zarządzanie uprawnieniami,
• możliwość wspólnej pracy nad dokumentami,
• automatyczne lub ręczne tworzenie uporządkowanej struktury folderów,
• szybki dostęp do korespondencji związanej ze sprawą.

Porządek w dokumentach nie jest jedynie kwestią wygody. Wpływa na bezpieczeństwo, jakość obsługi klienta, możliwość zastępowania pracowników i wykorzystanie narzędzi AI.

6. Wsparcie dla pracowników back office

Program powinien ułatwiać pracę nie tylko prawnikom, lecz także osobom odpowiedzialnym za administrację, finanse, rozliczenia, fakturowanie, obieg dokumentów i raportowanie.

Pracownicy back office powinni otrzymać jedno źródło aktualnych danych, zamiast zbierać informacje z wiadomości e-mail, arkuszy Excel i kilku niezależnych systemów.

Dobrze skonfigurowane procesy pomagają ograniczyć ręczne przepisywanie danych, poprawianie błędów, uzgadnianie rozbieżności i przypominanie prawnikom o brakujących informacjach. Dzięki temu back office może poświęcić więcej czasu na kontrolę jakości i obsługę kancelarii, a mniej na odtwarzanie tego, co faktycznie wydarzyło się w sprawach.

7. Raportowanie dla partnerów i zarządu

Osoby zarządzające kancelarią powinny mieć dostęp do bieżących danych bez konieczności oczekiwania na ręcznie przygotowywany raport.

System powinien pokazywać między innymi:

• przychody i koszty,
• wartość pracy niezafakturowanej,
• wykorzystanie CAP-ów i ryczałtów,
• rentowność klientów i spraw,
• obciążenie prawników,
• realizację celów,
• terminowość płatności,
• kluczowe wskaźniki kancelarii.

Najważniejsza nie jest jednak liczba raportów, lecz możliwość dopasowania ich do sposobu zarządzania konkretną kancelarią.

8. Jedno środowisko zamiast wielu narzędzi

W wielu kancelariach oddzielne aplikacje służą do zarządzania sprawami, dokumentami, czasem pracy, fakturowaniem, raportowaniem, KYC/AML i komunikacją z klientami.

Advisor247 może połączyć te obszary w jednym środowisku. Obniża to koszty utrzymania wielu systemów, upraszcza administrację i ułatwia codzienną pracę. Pozwala również ograniczyć koszty przechowywania tych samych danych w różnych miejscach oraz zapewniania ich spójności i jakości.

Zakres konsolidacji powinien być jednak oceniany indywidualnie. Nie każda kancelaria musi od razu zastępować wszystkie obecne narzędzia. Najważniejsze jest stworzenie spójnego środowiska, w którym dane mogą być bezpiecznie wymieniane i wykorzystywane.

9. Integracje z narzędziami używanymi przez kancelarię

Przed wyborem systemu warto sporządzić listę wszystkich programów wykorzystywanych w kancelarii i sprawdzić, które z nich powinny zostać zastąpione, a które zintegrowane.

Szczególne znaczenie mają integracje z:

• Microsoft 365,
• SharePoint,
• KSeF,
• Portalem Informacyjnym Sądów Powszechnych,
• GUS/KRS/NBP,
• aplikacjami AI.

Brak integracji prowadzi zwykle do ręcznego przepisywania danych, tworzenia dodatkowych arkuszy i powstawania informacji, których aktualności nikt nie jest pewien.

10. Bezpieczeństwo i uprawnienia

Kancelaria przetwarza informacje objęte tajemnicą zawodową, dane osobowe i poufne dokumenty klientów. Dlatego bezpieczeństwo nie może ograniczać się do pytania, czy system posiada hasło.

Warto sprawdzić:

• gdzie przechowywane są dane,
• jak wykonywane są kopie zapasowe,
• czy system obsługuje uwierzytelnianie wieloskładnikowe,
• jak zarządzane są uprawnienia do klientów, spraw i dokumentów,
• czy dostępne są dzienniki aktywności,
• jak wygląda reagowanie na awarie i incydenty,
• kto odpowiada za aktualizacje i utrzymanie infrastruktury.

W modelu subskrypcyjnym techniczne utrzymanie systemu, aktualizacje, zabezpieczenia i infrastruktura mogą być zawarte w opłacie. Ogranicza to konieczność angażowania własnego działu IT.

11. Wdrożenie i szkolenia

Nawet najlepszy system nie przyniesie oczekiwanych efektów, jeżeli zostanie niewłaściwie wdrożony.

Proces powinien obejmować:

• analizę potrzeb,
• konfigurację systemu,
• przygotowanie użytkowników i uprawnień,
• migrację danych,
• testy,
• szkolenia,
• wsparcie po uruchomieniu.

Uruchomienie Advisor247 trwa zazwyczaj do dwóch tygodni. W tym czasie przygotowywane jest środowisko produkcyjne, użytkownicy i najważniejsze parametry systemu. Rozwiązanie jest dopasowywane do struktury kancelarii, jej procesów i sposobów rozliczeń. Proces kończy szkolenie, po którym zespół może rozpocząć codzienną pracę.

Szczególną uwagę warto poświęcić pracownikom back office. To oni często najlepiej znają praktyczny przebieg rozliczeń, fakturowania, obiegu dokumentów i raportowania, dlatego powinni uczestniczyć w przygotowaniu systemu.

12. Gotowość do wykorzystania AI

Narzędzia AI są najbardziej użyteczne wtedy, gdy otrzymują właściwe dane i pełny kontekst sprawy. Sam dostęp do modelu językowego nie wystarczy, jeżeli dokumenty, korespondencja i informacje o kliencie są rozproszone.

Advisor247 porządkuje dokumenty, korespondencję, dane klientów, historię spraw i uprawnienia. Dzięki temu dane te mogą stanowić kontrolowany kontekst dla specjalistycznych narzędzi AI.

System jest zintegrowany z SAGA AI, a przygotowywana obsługa protokołu MCP umożliwi łączenie danych kancelarii również z innymi rozwiązaniami AI (m.in. Harvey czy Legora). Pozwoli to wykorzystywać sztuczną inteligencję bez konieczności ręcznego przekazywania każdej wiadomości, dokumentu i informacji o sprawie.

Advisor Neo czy Advisor247?

Advisor Neo jest przeznaczony przede wszystkim dla małych kancelarii, które potrzebują prostego rozwiązania do zarządzania klientami, sprawami, czasem pracy, wydatkami, rozliczeniami i fakturami.

Advisor247 odpowiada na potrzeby bardziej rozbudowanych kancelarii. Obejmuje zaawansowane zarządzanie dokumentami, rozliczenia, raportowanie, integracje z Microsoft 365, KYC/AML, portal klienta, procesy akceptacji, rozbudowane uprawnienia i obsługę wielu zespołów.

Wybór nie powinien więc sprowadzać się do pytania, który system ma więcej funkcji. Ważniejsze jest to, które rozwiązanie odpowiada obecnej organizacji kancelarii i jej planom rozwoju.

Jak podjąć właściwą decyzję?

Przed prezentacją systemu warto opisać kilka rzeczywistych sytuacji z codziennej pracy kancelarii. Może to być rejestracja czasu na podstawie wiadomości e-mail, przygotowanie faktury ryczałtowej, sprawdzenie rentowności klienta, zapisanie nowej wersji dokumentu albo odnalezienie całej korespondencji dotyczącej sprawy.

Podczas prezentacji należy poprosić dostawcę o pokazanie pełnego przebiegu tych procesów. Dzięki temu łatwiej ocenić, czy system rzeczywiście uprości pracę, czy jedynie przeniesie dotychczasowe obowiązki do kolejnej aplikacji.

Dobry program do zarządzania kancelarią powinien:

• ułatwiać prawnikom codzienną pracę,
• wspierać pracowników back office,
• dostarczać partnerom aktualnych danych,
• ograniczać liczbę ręcznych czynności,
• integrować się z używanymi narzędziami,
• porządkować dokumenty i informacje,
• rozwijać się wraz z kancelarią.

Ostatecznie najlepszy system nie jest tym, który ma najdłuższą listę funkcji. Jest nim rozwiązanie, które staje się naturalnym środowiskiem pracy kancelarii i pozwala jej lepiej wykorzystywać czas, dane oraz wiedzę całego zespołu.