Najlepszy program dla kancelarii prawnej

Najlepszy program dla kancelarii prawnej nie jest rozwiązaniem, które ma najdłuższą listę funkcji. Powinien przede wszystkim odpowiadać sposobowi pracy kancelarii, ograniczać czynności administracyjne i zapewniać dostęp do wiarygodnych informacji o klientach, sprawach, dokumentach, czasie pracy i rozliczeniach.

Innego systemu potrzebuje prawnik prowadzący jednoosobową kancelarię, innego kilkunastoosobowy zespół, a jeszcze innego duża kancelaria posiadająca rozbudowany back office, kilka praktyk i własny dział IT.

Dlatego przed wyborem programu warto odpowiedzieć na kilka pytań:

• jakie problemy kancelaria chce rozwiązać,
• które czynności zajmują pracownikom najwięcej czasu,
• gdzie przechowywane są dokumenty i korespondencja,
• jak rejestrowany i rozliczany jest czas pracy,
• czy kancelaria potrafi ocenić rentowność klientów i spraw,
• z jakimi programami nowy system powinien się integrować,
• jakich funkcji kancelaria będzie potrzebować wraz z rozwojem.

Co powinien oferować najlepszy program dla kancelarii?

Dobry system powinien wspierać trzy grupy użytkowników: prawników, pracowników back office oraz osoby zarządzające.

Prawnikom powinien ułatwiać prowadzenie spraw, dostęp do dokumentów i korespondencji oraz rejestrację wykonanej pracy.

Back office powinien otrzymać narzędzia do sprawnego fakturowania, rozliczeń, kontroli danych, obsługi dokumentów i przygotowywania raportów.

Partnerzy i zarząd potrzebują natomiast aktualnych informacji o przychodach, rentowności, obciążeniu zespołów, wykorzystaniu budżetów i płatnościach klientów.

Najlepszy system nie powinien być kolejnym miejscem, do którego trzeba ręcznie przepisywać informacje. Powinien ograniczać liczbę dodatkowych czynności i łączyć dane powstające podczas codziennej pracy kancelarii.

Zarządzanie klientami i sprawami

Podstawą programu dla kancelarii jest uporządkowana baza klientów i spraw.

System powinien pozwalać przechowywać w jednym miejscu:

• dane klienta,
• osoby kontaktowe,
• strony i uczestników sprawy,
• dokumenty i korespondencję,
• zadania i terminy,
• informacje o rozliczeniach,
• historię działań,
• zarejestrowany czas i wydatki.

Dzięki temu pracownik nie musi szukać informacji w kilku skrzynkach e-mail, folderach, arkuszach i aplikacjach.

Ważne jest również zarządzanie dostępem. Nie każdy użytkownik powinien widzieć wszystkie sprawy i dokumenty. System musi pozwalać na określenie uprawnień odpowiednich do roli pracownika, zespołu i poziomu poufności sprawy.

Praca z Outlooka, Worda i Excela

Prawnicy większość dnia spędzają w Outlooku, Wordzie i innych aplikacjach Microsoft 365. Dlatego dobry program powinien współpracować z tymi narzędziami, zamiast zmuszać użytkowników do ciągłego przechodzenia do osobnej aplikacji.

Advisor247 umożliwia korzystanie z najważniejszych funkcji systemu bezpośrednio z poziomu Outlooka, Worda, Excela i Adobe Acrobat Pro.

Prawnik może między innymi:

• zapisać wiadomość e-mail w odpowiedniej sprawie,
• przypisać załączniki do klienta lub sprawy,
• pracować z dokumentem i jego wersjami,
• korzystać z danych zapisanych w systemie,
• rejestrować czas związany z wiadomością lub dokumentem.

Takie podejście ogranicza pracę administracyjną, ułatwia porządkowanie informacji i zmniejsza ryzyko, że ważna korespondencja lub dokument pozostaną poza systemem.

Rejestracja czasu pracy

Pełna rejestracja czasu ma bezpośredni wpływ na przychody i rentowność kancelarii.

Jeżeli prawnik uzupełnia czas dopiero pod koniec dnia lub tygodnia, część wykonanych czynności może zostać pominięta. Dotyczy to szczególnie krótkich wiadomości, telefonów, konsultacji i pracy nad dokumentami.

Najlepszy program dla kancelarii powinien umożliwiać:

• rejestrowanie czasu podczas pracy,
• korzystanie ze stoperów,
• tworzenie wpisów z wiadomości i dokumentów,
• rejestrację czasu z kalendarza,
• obsługę z telefonu,
• podpowiadanie pominiętych czynności,
• zatwierdzanie i korygowanie wpisów.

Czas warto rejestrować również w sprawach rozliczanych ryczałtowo lub w ramach fixed fee. Bez tej informacji kancelaria zna wartość faktury, ale nie wie, jaki nakład pracy był potrzebny do jej uzyskania.

Rozliczenia, fakturowanie i płatności

Program powinien obsługiwać różne sposoby rozliczeń stosowane przez kancelarię, między innymi:

• rozliczenia godzinowe,
• ryczałty,
• fixed fee,
• limity CAP,
• success fee,
• różne stawki dla prawników, klientów i spraw,
• wydatki i koszty dodatkowe.

Istotne jest połączenie czasu pracy z procesem fakturowania. Pracownicy back office nie powinni ręcznie zbierać danych z kilku źródeł i uzgadniać ich w arkuszach Excel.

System powinien umożliwiać kontrolę pracy wykonanej, niezafakturowanej, zafakturowanej i opłaconej.

Pozwala to szybciej wystawiać faktury, wykrywać braki w opisach czasu oraz monitorować płatności klientów.

Kontrola CAP-ów i ryczałtów

Przy rozliczeniach ryczałtowych i limitach CAP szczególnie ważne jest bieżące monitorowanie wykorzystania budżetu.

Informacja o przekroczeniu limitu nie powinna pojawiać się dopiero podczas wystawiania faktury.

Advisor247 może informować osoby odpowiedzialne za klienta lub sprawę o osiągnięciu określonego poziomu wykorzystania CAP-u. Prawnik rejestrujący kolejną czynność może również otrzymać ostrzeżenie, że praca dotyczy sprawy, w której limit został już wykorzystany.

Dzięki temu kancelaria może wcześniej:

• zmienić podział pracy,
• zweryfikować zakres zlecenia,
• porozmawiać z klientem,
• ograniczyć dalsze przekraczanie budżetu,
• ocenić opłacalność ryczałtu.

Zarządzanie dokumentami

Dokumenty kancelarii często znajdują się w wielu miejscach: na dyskach sieciowych, w SharePoint, skrzynkach pocztowych, folderach lokalnych i komunikatorach.

Dobry system zarządzania dokumentami powinien zapewniać:

• powiązanie pliku z klientem i sprawą,
• kontrolę wersji,
• historię zmian,
• wyszukiwanie pełnotekstowe,
• zarządzanie uprawnieniami,
• możliwość wspólnej pracy,
• uporządkowaną strukturę folderów,
• dostęp do aktualnej wersji dokumentu.

Dzięki temu użytkownik nie musi zastanawiać się, który plik jest właściwy ani kto wprowadził ostatnie zmiany.

Uporządkowane dokumenty są również podstawą bezpiecznego i skutecznego korzystania z narzędzi AI.

Raportowanie i kontrola rentowności

Najlepszy program powinien nie tylko przechowywać dane, lecz także zamieniać je w informacje potrzebne do zarządzania kancelarią.

Czasy pracy, faktury, koszty i płatności powinny być dostępne w zestawieniach z różnych perspektyw, między innymi według:

• prawników,
• klientów,
• spraw,
• zespołów,
• okresów,
• rodzajów usług.

Pozwala to odpowiedzieć na pytania:

• na których klientach kancelaria rzeczywiście zarabia,
• które sprawy wymagają zbyt dużego nakładu pracy,
• jaka jest efektywna stawka godzinowa,
• ile pracy pozostaje niezafakturowane,
• które CAP-y i ryczałty zbliżają się do przekroczenia,
• jak wygląda obciążenie prawników,
• które faktury pozostają nieopłacone.

Dane powinny być dostępne na bieżąco, a nie dopiero po ręcznym przygotowaniu miesięcznego raportu.

Wsparcie dla back office

Program do zarządzania kancelarią powinien ułatwiać pracę nie tylko prawnikom.

Pracownicy back office odpowiadają często za:

• kontrolę czasu pracy,
• przygotowanie rozliczeń,
• wystawianie faktur,
• monitorowanie płatności,
• obsługę dokumentów,
• poprawność danych,
• przygotowywanie raportów,
• administrację klientami i sprawami.

Jedno źródło aktualnych danych ogranicza konieczność przepisywania informacji, poprawiania błędów oraz przypominania prawnikom o brakujących wpisach.

Dzięki temu back office może poświęcić więcej czasu na kontrolę jakości i usprawnianie procesów, a mniej na odtwarzanie informacji rozproszonych w kilku systemach.

Integracje z innymi systemami

Nawet rozbudowany program nie musi samodzielnie obsługiwać każdego procesu. Powinien jednak integrować się z narzędziami wykorzystywanymi przez kancelarię.

Przed wyborem systemu warto sprawdzić integracje z:

• Microsoft 365,
• Outlookiem, Wordem i Excelem,
• SharePoint,
• systemem finansowo-księgowym,
• KSeF,
• Active Directory,
• portalami sądowymi,
• systemami telefonicznymi,
• narzędziami KYC/AML,
• rozwiązaniami AI.

Brak integracji prowadzi do powstawania kolejnych arkuszy, ręcznego przenoszenia informacji i przechowywania tych samych danych w wielu miejscach.

Czy jeden program może zastąpić kilka narzędzi?

Tak. Advisor247 może połączyć zarządzanie sprawami, dokumentami, korespondencją, czasem pracy, rozliczeniami, fakturowaniem, raportowaniem, KYC/AML i portalem klienta w jednym środowisku.

Może to obniżyć koszty utrzymania wielu systemów, uprościć administrację i ułatwić codzienną pracę.

Pozwala również ograniczyć koszty związane z przechowywaniem tych samych danych w różnych miejscach, ich synchronizacją oraz zapewnianiem spójności i jakości.

Nie zawsze trzeba jednak zastępować wszystkie używane aplikacje. W niektórych przypadkach lepszym rozwiązaniem będzie zachowanie specjalistycznego systemu i jego integracja z głównym środowiskiem pracy kancelarii.

Bezpieczeństwo danych

Kancelaria przetwarza dane objęte tajemnicą zawodową, dokumenty klientów i informacje dotyczące prowadzonych spraw.

Dlatego przed wyborem programu należy sprawdzić:

• gdzie przechowywane są dane,
• jak wykonywane są kopie zapasowe,
• czy system umożliwia uwierzytelnianie wieloskładnikowe,
• jak zarządzane są role i uprawnienia,
• czy rejestrowana jest aktywność użytkowników,
• jak wygląda wsparcie w przypadku awarii,
• kto odpowiada za aktualizacje i utrzymanie systemu.

Bezpieczeństwo powinno obejmować nie tylko ochronę przed dostępem z zewnątrz, lecz także kontrolę dostępu wewnątrz kancelarii.

Gotowość do wykorzystania AI

AI może przynosić realne korzyści, jeżeli ma dostęp do właściwego i uporządkowanego kontekstu.

Advisor247 porządkuje dokumenty, korespondencję, dane klientów, historię spraw i uprawnienia. Dzięki temu informacje te mogą być bezpiecznie wykorzystywane przez specjalistyczne rozwiązania AI.

System jest zintegrowany z SAGA AI. Przygotowywana obsługa protokołu MCP ma natomiast umożliwić kontrolowane łączenie danych kancelarii również z innymi narzędziami AI.

Dzięki temu użytkownik nie będzie musiał ręcznie przekazywać każdego dokumentu i fragmentu korespondencji, a dostęp AI będzie mógł uwzględniać kontekst sprawy oraz uprawnienia konkretnego pracownika.

Advisor Neo czy Advisor247?

Wybór zależy od skali i złożoności kancelarii.

Advisor Neo jest przeznaczony dla małych kancelarii, które potrzebują prostego systemu do prowadzenia klientów i spraw, rejestracji czasu, obsługi wydatków, rozliczeń oraz faktur.

Nie wymaga budowania własnej infrastruktury ani zatrudniania administratora, ponieważ techniczne utrzymanie systemu jest zawarte w opłacie subskrypcyjnej.

Advisor247 odpowiada na potrzeby średnich i dużych kancelarii. Oferuje między innymi rozbudowane zarządzanie dokumentami, integrację z Microsoft 365, zaawansowane rozliczenia, raportowanie, KYC/AML, portal klienta oraz szczegółowe zarządzanie uprawnieniami.

Granica pomiędzy tymi rozwiązaniami nie zależy jednak wyłącznie od liczby pracowników. Kilkuosobowa kancelaria prowadząca złożone projekty może potrzebować bardziej rozbudowanego systemu niż większy zespół realizujący powtarzalne zlecenia.

Jak ocenić program przed zakupem?

Prezentacja systemu nie powinna ograniczać się do przeglądu funkcji.

Warto przygotować kilka rzeczywistych scenariuszy pracy kancelarii, na przykład:

• zapisanie wiadomości z Outlooka w sprawie,
• odnalezienie dokumentu i jego najnowszej wersji,
• rejestrację czasu na podstawie wykonanej czynności,
• przygotowanie faktury ryczałtowej,
• sprawdzenie wykorzystania CAP-u,
• ocenę rentowności klienta,
• przygotowanie raportu dla partnera.

Dostawca powinien pokazać pełny przebieg tych procesów. Pozwoli to ocenić, czy system rzeczywiście upraszcza pracę, czy tylko przenosi dotychczasowe czynności do kolejnej aplikacji.

Jaki jest najlepszy program dla kancelarii prawnej?

Najlepszy program to taki, który:

• odpowiada wielkości i sposobowi działania kancelarii,
• ułatwia codzienną pracę prawników,
• wspiera back office,
• porządkuje dokumenty i korespondencję,
• usprawnia rejestrację czasu i fakturowanie,
• pokazuje rentowność klientów i spraw,
• integruje się z używanymi narzędziami,
• zapewnia bezpieczeństwo danych,
• może rozwijać się wraz z kancelarią.

Dla małych kancelarii takim rozwiązaniem może być Advisor Neo. Dla średnich i dużych organizacji, które potrzebują jednego, zintegrowanego środowiska pracy, odpowiednim wyborem może być Advisor247.

Najlepszego systemu nie poznaje się jednak po liczbie modułów. Poznaje się go po tym, że pracownicy wykonują mniej czynności administracyjnych, szybciej znajdują informacje, sprawniej rozliczają pracę, a osoby zarządzające wcześniej widzą problemy i mogą na nie reagować.