Zamów demo już teraz!

Konieczność używania przez nowocześnie zarządzaną kancelarię systemu informatycznego wspomagającego jej pracę wydaje się oczywista. Czy jednak ten sam system może pełnić także rolę CRM, już takie oczywiste nie jest.

Co zapewniają systemy do zarządzania kancelarią?

Aplikacje tego typu przede wszystkim mają pozwolić na rejestrację klientów i spraw dla nich prowadzonych. Mają ułatwić ewidencjonowanie czasów pracy, wydatków oraz sprawne wystawianie i rozsyłanie faktur, najlepiej z załącznikami. Ważnym aspektem tego typu systemów jest przechowywanie i zarządzanie dokumentami. Idealnie jakby aplikacja dla kancelarii pozwalała na rozliczanie zaliczek, obsługę umów ryczałtowych, integrowała się z pakietem biurowym, programem pocztowym, działała także w telefonie. Gdzie jednak w tym wszystkim szukać zarządzania relacjami z klientami?

Po pierwsze, nie tylko obecni klienci.

Należy zacząć od tego co jest podstawą, czyli dodawania do kartoteki także potencjalnych klientów, ich odpowiednia segmentacja. Każde zapytanie, każda przesłana oferta powinna zostawić ślad w postaci nowego wpisu w bazie klientów. Właściwie dopasowana do prowadzonej praktyki klasyfikacja podmiotów oraz opis ich dowolnymi cechami, pozwoli zweryfikować jakich klientów obsługujemy, a jakich trudno nam pozyskać – i może warto się będzie wtedy zastanowić dlaczego tak jest? Czy to element naszej strategii, czy może brak odpowiedniej oferty, poszukiwanej przez rynek specjalizacji?

Potencjalni klienci to też szanse na nowe sprawy.

Co więcej, każdy podjęty nowy temat z klientem może owocować powstaniem nowej potencjalnej sprawy. To szanse sprzedażowe, tak dobrze znane ze świata CRM. Takie podejście pozwoli także na wykazanie ile zapytań kończy się faktycznie prowadzoną sprawą, jaka jest nasza skuteczność, jakie źródła są najbardziej efektywne. Dodatkowo umożliwi też rejestrację czasów pracy i wydatków związanych z działaniami sprzedażowymi – bo tak należy nazwać obsługę zapytań klientów.

Nie wolno zaniedbać historii komunikacji.

Z punktu widzenia zarządzania relacjami bardzo istotna jest rejestracja historii komunikacji z klientami, w tym także z tymi potencjalnymi. Powinien pojawić się wpis o ustaleniach z ważnego kontaktu telefonicznego, notatka ze spotkania, ale też korespondencja e-mailowa i papierowa. Na rejestrację takich aktywności zawsze jest najmniej czasu, tym bardziej w kontekście klienta co do którego nie ma pewności, czy faktycznie nawiążemy z nim współpracę. Ta wiedza jednak okazuje się niezbędna, gdy taki klient wróci do tematu po 1-2 miesiącach albo gdy nasz współpracownik jest poza biurem – łatwo możemy sprawdzić wszystkie ustalenia i przystąpić do pracy.

Zadania to jednak nie tylko historia.

Podejście CRM to nie tylko rejestracja wykonanej pracy, ale też planowanie działań – w tym też delegowanie zadań innym użytkownikom. Czy system nie powinien przypomnieć o istotnym telefonie do klienta, nawet tego potencjalnego, jeśli umówiliśmy się na kontakt w sprawie naszej oferty za miesiąc? Czy kalendarz, oprócz terminów rozpraw, nie powinien zawierać także spotkań z klientami w sprawie nawiązania nowej współpracy? Pewnie tak byłoby idealnie – i to już jest rola CRM, dbanie o to aby nie stracić żadnej szansy na zdobycie nowej sprawy, nowego klienta.

Masowa komunikacja i projekty marketingowe.

Zbierając odpowiednie zgody i zarządzając nimi, można pokusić się o wysyłanie newsletterów z informacjami istotnymi dla podmiotów które się z nami kontaktowały. CRM, oprócz klasycznego mass-mailingu, może też pozwolić na masowe generowanie spersonalizowanych dokumentów. Wszystkie te operacje mogą być koordynowane z poziomu projektów marketingowych.

Czy warto?

W interesie każdej kancelarii jest skuteczne pozyskiwanie nowych klientów. Każdy więc sposób na podniesienie tej skuteczności jest wart uwagi, a szczególnie zastosowanie filozofii CRM. Tym bardziej jeśli może być ona wbudowana w system do zarządzania codzienną pracą.


Autor: Marek Pankowski, Advisor Systems Sp. z o.o.

Najnowsze artykuły

Najnowsze

Poznaj praktyczne korzyści z rejestracji czasu pracy!

Najnowsze

Zadowolenie z pracy Polaków – czy prawnicy także są zadowoleni z pracy?

Najnowsze

Wrześniowy powrót do biur – co na to prawnicy?

Najnowsze

Co łączy rejestrację czasu pracy z… zaufaniem?

Najnowsze

“Jak to robią prawnicy w Norwegii” – darmowy ebook o rejestracji czasu pracy!

Najnowsze

Zarządzanie sprawami kancelarii i rejestracja czasu pracy z telefonu – to szybkie i łatwe!

Najnowsze

Prawniku, nie obawiaj się wdrożenia!

Najnowsze

Advisor247 Legal gratuluje zwycięzcom Rankingu Rzeczpospolitej!

advisor247 advokat nyhetsbrev

Zapisz się do newslettera

Bądź na bieżąco z najnowszymi osiągnięciami i otrzymuj dobre porady dotyczące wydajnego i zoptymalizowanego wykorzystania produktów Advisor.

advisor247 advokat nyhetsbrev