Czy nadchodzi koniec ery e-maili w branży prawnej?

Prawnicy zwykle niemal bez zawahania wymieniają pocztę e-mail jako jedno z narzędzi, z którego korzystają najczęściej. To narzędzie do komunikacji z klientami, do komunikacji wewnętrznej, czasem także do załatwiania spraw formalnych.

Ale… czy aby na pewno? Czy na przestrzeni ostatnich lat (a szczególnie w dobie pandemii) w branży prawnej nie zintensyfikowało się użycie innych narzędzi ułatwiających komunikację? Sprawdźmy!

Slack i WhatsApp – czy Ty też masz te aplikacje w swoim smartfonie?

Artykuł Is The Legal Sector Starting To Move Away From Email? w kontekście narzędzi komunikacji, z których korzystają prawnicy, przedstawia bardzo ciekawe wnioski. 

Obelisk Support przeprowadziło ankietę wśród ponad 2 000 osób z branży prawnej – prawników, stażystów, młodszych prawników oraz pracowników kancelarii. Pytanie brzmiało: jakich narzędzi komunikacji używasz do pracy? Warto podkreślić, że badano wyłącznie cele zawodowe (nie prywatne). Prawnicy mogli wskazać kilka narzędzi.

Wyniki okazały się – na pierwszy rzut oka – dość zaskakujące. Wykazały, że ponad połowa ankietowanych do celów zawodowych korzysta z WhatsApp, a nieco ponad jedna czwarta – używa Slacka (czyli narzędzia, które jeszcze do niedawna wykorzystywane było głównie w branży IT/marketingowej). Dane te wyraźnie wskazują, że spora część prawników coraz odważniej odchodzi od komunikacji wyłącznie e-mailowej. 

Z jakich jeszcze narzędzi komunikacji korzystają nowocześni prawnicy?

Badania Obelisk Support wskazały kilka znaczących alternatyw dla poczty e-mail. Znajdują się wśród nich wspomniany już Slack i WhatsApp, ale nie tylko.  Poniżej wyniki.

• 71% prawników jako główne narzędzie komunikacji wskazało telefon (ogólnie),
• 65% prawników można określić jako tradycjonalistów – najchętniej korzystają z MS Outlook,
• 53% prawników wskazało, że zarówno do rozmów tekstowych, jak i video, wybiera aplikację WhatsApp,
• 53% wskazało również, że ich podstawowym narzędziem komunikacji do celów zawodowych jest G-mail,
• 47% prawników przyznało, że chętnie korzysta z wiadomości na portalu LinkedIN (nie zbadano tutaj, czy także do celów marketingowych),
• 31% wskazało na inne narzędzia z pakietu G-Suite,
• 27% ankietowanych użytkuje Slacka,
• 24% wykorzystuje Skype’a,
• 22% prawników wybrało odpowiedź “inne”, pod którą kryje się m.in. Zoom, Jabber i MS Teams,
• 16% wykorzystuje narzędzia mailowe od innych dostawców niż Google,
• 10% korzysta z aplikacji Messenger od Facebooka (w tym przypadku nie zbadano, czy Messenger służy do komunikacji wewnętrznej, czy także na linii prawnik-klient),
• 10% wybiera Apple Mail,
• 6% ankietowanych zdecydowało się nie zaznaczać żadnej z zaproponowanych odpowiedzi. 

Tak wiele danych, tak mało… odpowiedzi. Co z bezpieczeństwem?

Badania przeprowadzone przez Obelisk Support niewątpliwie dostarczają ciekawych informacji, z których wynika, że prawnicy są coraz bardziej otwarci na nowoczesne kanały komunikacji. Wyniki te rodzą jednak dodatkowe, bardziej szczegółowe pytania, jak m.in. z jakich narzędzi korzystają partnerzy, a z jakich członkowie zespołu? Czy faktycznie tak wielu prawników otworzyło się Slacka (jako dość nietypowe narzędzie dla branży prawnej), czy może korzystają z niego bardziej pracownicy administracyjni i z działów IT? Być może, jak zauważa autor cytowanego przez nas artykułu, informacje te znajdą się w pogłębionej wersji badań. 

Naszym zdaniem, jako producenta oprogramowania klasy Legal Practice Management, prawnicy, otwierając się na nowe narzędzia komunikacji, powinni pamiętać przede wszystkim o bezpieczeństwie. WhatsApp czy nawet aplikacje z pakietu G-Suite – choć niewątpliwie bardzo wygodne – nie należą niestety do najbezpieczniejszych. Poważne “wpadki” na swoim koncie ma także chociażby Zoom. Warto o tym pamiętać, decydując się na instalację i aktywne korzystanie z innych niż poczta e-mail narzędzi komunikacji. Być może czasem wygoda nie jest warta ryzyka. 

Realia polskie vs reszta świata 

Warto też zauważyć (jak nietrudno się oczywiście domyślić :)), że badania nie były prowadzone w Polsce. Jesteśmy bardzo ciekawi, jak wyglądałyby wyniki takich badań w polskich realiach. 

Z naszych doświadczeń wynika, że większość polskich prawników wskazałyby – mimo wszystko – pocztę e-mail. Integracja systemu Advisor247 Legal z pakietem MS Outlook, którą wprowadziliśmy, aby odpowiedzieć na tę potrzebę, jest jedną z integracji, o którą najczęściej pytają nasi klienci. Równocześnie wydaje nam się jednak, że polscy prawnicy, podobnie jak koledzy po fachu zza oceanu, również chętnie korzystają z aplikacji WhatsApp, a kto wie – może także ze Slacka. Mamy nadzieję, że odpowiednio zabezpieczają przy tym dane swojej kancelarii oraz swoich klientów. 

Czy zatem – odpowiadając na tytułowe pytanie – nadchodzi koniec ery e-maili w branży prawnej? My uważamy, że do końca jeszcze daleko. Zmiany, będące także przejawem cyfrowej transformacji, są jednak poważne i nie należy ich ignorować. Wygrają – jak zawsze – ci, którzy dostosują metody komunikacji kancelarii do tych, z których faktycznie korzystają klienci.