Jak polubić rejestrację czasu pracy i okiełznać Timesheet’y?

Gdy zapytano prawników o to, które zadania są dla nich najbardziej uciążliwe do realizacji, to aż 76% z nich odpowiedziało, że jest to rejestracja czasu pracy (raport „Diagnoza potrzeb prawników w zakresie wykorzystywania narzędzi informatycznych w usługach prawniczych”, przygotowany na zlecenie Fundacji LegalTech Polska, 2018r.).

Co więcej, badani prawnicy wskazali również przyczyny tej uciążliwości, wynikające głównie z:

• obciążenia dodatkowymi czynnościami administracyjnymi, a nie merytorycznymi
• konieczności systematycznego rejestrowania czasochłonności zadań
• konieczności przygotowywania opisów zadań o wysokim poziomie szczegółowości
• braku systemów (narzędzi) wspomagających rejestrację czasu pracy lub ich niska funkcjonalność
• konieczności ewidencjonowania drobnych czynności
• problematyczności zakodowania wszystkich zadań (niemierzalność)
• problematyczność ustalenia rzeczywistego czasu realizacji zadań (np. szacowanie po zakończeniu)

Jednak konieczność prowadzenia przez kancelarie tzw. timesheet’ów ma mocne uzasadnienie biznesowe. W dominującym w wielu kancelariach modelu rozliczeń z klientami, zarejestrowany czas pracy przekłada się wprost na wysokość opłaty klienta. Po prostu zarejestrowany czas pracy to pieniądz. Jeśli czas pracy nie zostanie zarejestrowany, to mimo wykonania usługi nie ma podstaw wymagania od klienta płatności. Co więcej, klienci często żądają szczegółowego wykazu czynność wykonanych w ich sprawie, wraz z podaniem czasu trwania każdej z nich. Dla kancelarii zatem ważne jest znalezienie ekonomicznych i mało absorbujących sposobów przygotowywania takich zestawień.

Z drugiej strony timesheet’y stanowią dla kancelarii podstawowe źródło optymalizacji swojej organizacji i swoich procesów. Dzięki nim kancelaria może się dowiedzieć, jaka jest opłacalność współpracy z poszczególnymi klientami, które sprawy są bardziej zyskowne od innych, jak zyskowna jest realizacja różnych usług prawnych, czy też jaki jest wkład poszczególnych osób w wypracowywanie zysku kancelarii. Dzięki timesheet’om kancelaria może optymalizować swoją efektywność biznesową i świadomie podążać za zmieniającymi się wymogami rynkowymi.

Zatem kancelaria chcąca działać efektywnie musi pogodzić uciążliwość rejestracji czasu pracy, o której mówią prawnicy, z biznesowym uzasadnieniem konieczności prowadzania takiej rejestracji.

Aby tego dokonać, konieczne jest wprowadzenie w takiej kancelarii szeregu rozwiązań organizacyjnych, takich jak np. określenie wymaganej granulacji rejestrowanego czasu pracy czy odpowiednich wdrożenie procedur akceptacyjnych czas pracy.

A takie zmiany organizacyjne powinny zostać wsparte przez narzędzia informatyczne. Narzędzia, które będą dostosowane do specyfiki pracy prawników i które pozwolą na szeroki stopień automatyzacji procesu rejestracji.

Advisor247 udostępnia kancelariom i prawnikom takie właśnie narzędzia. Narzędzia minimalizujące codzienne uciążliwości związane z rejestracją czasu pracy przez prawników i usprawniające proces rozliczeń z klientami. Narzędzia pozwalające kancelariom okiełznać timesheet’y.

Kilka takich narzędzi udostępnianych przez Advisor247 opisaliśmy poniżej.

Rejestracja czasu pracy jednym kliknięciem

Gdy prawnik realizuje typowe dla siebie czynności merytoryczne, to do zarejestrowania czasu pracy może wystarczyć pojedyncze klikniecie myszką w odpowiedni przycisk umieszczony na karcie sprawy. Prawnik nie musi podawać żadnych danych. Advisor247 zrobi to za niego – przypisze sprawę i klienta, uzupełni odpowiednie pola danymi domyślnymi oraz wprowadzi odpowiednią stawkę i wyliczy wartość usługi. Wystarczy jedno kliknięcie i zarejestrowany czas realizacji czynności pojawi się na karcie klienta i sprawy, gotowy do rozliczania i fakturowania.

Rejestracja czasu pracy z wprowadzeniem danych

W przypadku realizacji czynności niemożliwych do zarejestrowania w sposób całkowicie automatyczny, system pozwala na manualne podanie opisujących ją danych. W szczególności pozwala na określenie jej czasu trwania, rodzaju czynności czy też relacji na rzecz którego klienta i której sprawy ten czas pracy jest rejestrowany (sekcje „Czas prac” i „Relacje” na zrzucie ekranu). Pozostałe elementy opisu czasu pracy z sekcji „Informacje” i „Fakturowane”, takie jak ilość czasu do zafakturowania, stawka czy suma, Advisor247 wypełni automatycznie.

Możliwość skorzystania ze stopera

Advisor247 umożliwia skorzystanie ze stopera dla określenia czasu trwania realizowanej czynności. Gdy prawnik zaczyna jej realizację może uruchomić stoper, który może zatrzymać po jej ukończeniu. Po zatrzymaniu stopera system sam wyliczy czas trwania czynności, pozwalając użytkownikowi uzupełnić pozostałe dane związane z tą czynnością. Stoper posiada również funkcję pauzy, pozwalającą na czasowe zatrzymanie i ponowne kontynuację pomiaru czasu pracy.

Aplikacja mobilna Advisor247 pozwala na korzystanie z wielu stoperów, i przełączanie się z pomiarem czasu pracy przy zmianie realizowanej czynności. Po zakończeniu czynności należy zatrzymać odpowiedni stoper i uzupełnić dane związane z czynnością.

Kontrolowanie efektów swojej pracy

Ważnym element w perspektywy prawnika jest jego bieżąca samokontrola efektów codziennej pracy związanych z rejestracją czasu trwania czynności. Advisor247 posiada kilka narzędzi wspierających prawników w tym zakresie:

• zawsze widoczne paski postępu, graficznie prezentujące informację, jaka ilość przepracowanego przez prawnika w dniu dzisiejszym czasu będzie podlegać fakturowaniu oraz jaki jest jego stopień realizacji dziennego planu dotyczącego czasu fakturowanego. Dzięki temu prawnik na bieżąco widzi informację jak wygląda efektywność jego pracy w dniu dzisiejszym;
• widok kalendarzowy czasów pracy, udostępniający prawnikowi informację o sumarycznej ilości czasu pracy oraz ilości czasu fakturowanego w każdym z dni danego miesiąca. System zaznacza odmiennym kolorem dni w których zarejestrowany czas nie pozwolił na osiągnięcie wymaganych limitów. Każdy dzień zawiera listę zarejestrowanych czasów pracy, po kliknięciu których możliwe jest zobaczenie ich szczegółów;
• samodzielnie konfigurowane listy czasów pracy, w których zarejestrowane czasy są widoczne jako prosta lista lub są pogrupowane wg. jednego lub kilku kryteriów: np. po kliencie, po sprawie, po statusie, po użytkowniku czy po czynności, wraz z podsumowanie dla każdego wybranego kryterium.

Podsumowując, Advisor247 wspiera prawników w rejestracji czasu pracy zapewniając możliwość:

• automatycznej rejestracji czasu pracy poprzez jedno kliknięcie
• rejestracji czasu pracy dla czynności nietypowych poprzez podanie niektórych danych opisujących
• rejestracji czasu pracy z poziomu aplikacji mobilnej
• korzystania ze stopera lub stoperów odmierzających czas pracy
• automatycznego doboru odpowiedniej stawki
• automatycznego kopiowania czasu pracy do czasu fakturowanego z możliwością jego zmiany
• stosowania domyślnych opisów czasów pracy lub manualnego ich wprowadzenia
• stosowania domyślnych rodzajów aktywności lub ich wyboru z list rozwijanych

Autor: Arkadiusz Tyszkiewicz, Advisor Systems Sp. z o.o.