Migracja danych kancelarii do chmury – o czym warto pamiętać?

Przechowywanie danych w chmurze staje się niemal standardem – także w kancelariach prawnych. Prawnicy wiedzą już, że technologia chmurowa zapewnia im wiele korzyści.

Pozwala m.in. na dostęp do niezbędnych informacji z poziomu wielu różnych urządzeń, obniża koszty i pomaga kancelariom w skalowaniu przestrzeni dyskowej. Jak zawsze w przypadku #legaltech – warto jednak korzystać z rozwiązań sprawdzonych dostawców oraz zachować ostrożność. Piszemy dziś o kilku pułapkach, na które warto uważać, migrując dane kancelarii do chmury. 

Migracja danych do chmury a ochrona danych osobowych 

Z danych ABA 2019 Legal Technology Survey wynika, że 58% kancelarii prawnych już przechowuje swoje dane w chmurze. Pozostali badani wyrazili zainteresowanie migracją danych w najbliższej przyszłości. Ci, którzy dopiero będą poszukiwać rozwiązania dla siebie, przede wszystkim powinni zwrócić uwagę na kwestię kluczową – ochronę danych osobowych.

Jak pisze Stefan‌ ‌Vucicevic‌, ‌tech‌ ‌writer‌ ‌‌Jatheon‌ ‌Technologies na blogu LawTechnologyToday: Kancelarie muszą być w stanie udowodnić, że podjęły niezbędne środki w celu ochrony dokumentacji biznesowej i informacji o klientach […]. Oznacza to, że muszą podjąć odpowiednie środki, aby zapewnić zgodność między wymaganiami prawnymi a tym, jakie uprawnienia ma narzędzie chmurowe. Wymagania te mogą obejmować częstotliwość tworzenia kopii zapasowych danych, stosowane protokoły bezpieczeństwa, czy okresy przechowywania nałożone na określone dokumenty biznesowe. 

Dlatego przed wyborem rozwiązania chmurowego, bardzo ważne jest, aby przede wszystkim dowiedzieć się, jakim wymogom trzeba sprostać, aby przechowywane danych w chmurze było bezpieczne dla przetwarzanych danych. Wymaga to co prawda lektury kilkudziesięciu stron dokumentacji –  ale to krok zdecydowanie niezbędny. 

Przechowywanie informacji w chmurze  i zarządzanie nimi  

Przygotowując się do migracji danych do chmury, warto pamiętać też o kolejnym istotnym aspekcie: jeśli serwer chmury znajduje się w innym miejscu niż kancelaria, należy upewnić się, czy nie dochodzi do złamania przepisów obowiązujących w miejscu przechowywania danych. Ponadto, we wspomnianym już artykule, Stefan‌ ‌Vucicevic‌ zwraca też uwagę na jeszcze jeden istotny fakt, o którym łatwo zapomnieć – upewnieniu się, czy serwery nie są czasem zlokalizowane na obszarach narażonych na klęski żywiołowe. Nie jest to co prawda powszechna praktyka, ale w końcu chodzi o naprawdę poufne dane – bezpieczniej więc to sprawdzić. Tym bardziej, jak dowiódł niedawny pożar w serwerowni OVH, wydarzenia losowe niestety naprawdę mogą się przydarzyć. 

Innym aspektem, którego nie należy ignorować, jest to, kto faktycznie ma dostęp do informacji po przesłaniu ich do chmury. Fakt, że dane są przechowywane na zdalnych serwerach, może potencjalnie oznaczać, że ktoś bez odpowiedniej autoryzacji uzyska do nich dostęp. Może to być przypadek poważnej niezgodności, skutkujący nie tylko grzywnami, ale także pogorszeniem reputacji – zwraca uwagę Stefan‌ ‌Vucicevic‌.

Szybkość i konieczność rozważenia “co by było, gdyby…”

Przed wyborem rozwiązania chmurowego warto przetestować je także pod kątem… szybkości. Prawnicy często potrzebują konkretnych informacji na już – zwyczajnie nie mogą pozwolić sobie na czekanie godzinami, aż właściwe informacje się załadują. 

W przywoływanym wcześniej artykule Migrating Data to Cloud: What Law Firms Should Look Out For mowa jest również o konieczności sprawdzenia, jak wyglądałby proces migracji danych w przypadku rozwiązania umowy. Czasem, zanim dane zostaną przywrócone, może upłynąć sporo czasu – którego jak już wiadomo, kancelarie zwykle nie mają. Ponadto rodzi to większe ryzyko naruszeń i oczywiście – wiąże się z koniecznością pokrycia dodatkowych kosztów. Wybór powinien więc być przemyślany, a postanowienia umowy dotyczące ewentualnej rezygnacji z konkretnego rozwiązania – dokładnie przestudiowane. 

Sytuacje kryzysowe – cyberataki jedną z najczęstszych obaw przed korzystaniem z chmury 

Wiele kancelarii nie zdecydowało się jeszcze na skorzystanie z dobrodziejstw chmury ze względu na obawy przed atakami hakerskimi. Niestety, zdarzają się one nawet w przypadku popularnych, bezpiecznych rozwiązań od sprawdzonych dostawców. 

Co więc można zrobić? Jak podkreśla Stefan‌ ‌Vucicevic‌, choć możliwości praktycznego działania jest niewiele, to warto postawić na edukację. Osoby, które pracują z poufnymi danymi, powinny być odpowiednio przeszkolone. Powinny wiedzieć, jak chronić dane i unikać pułapek hakerów – pisze. Czynnik ludzki odgrywa tu istotną rolę. 

Przed wyborem rozwiązania chmurowego, warto też zastanowić się, jakie są potrzeby i oczekiwania kancelarii. Mając je wyraźnie sprecyzowane, łatwiej dobrać odpowiednie środki zapobiegawcze, które zadbają o bezpieczeństwo.

O czym jeszcze warto pamiętać w zakresie migracji danych do chmury?

Poniżej jeszcze kilka dodatkowych wskazówek opracowanych na podstawie informacji z bloga LawTechnologyToday.org. Mogą Ci się przydać! 

• Obsługa uprawnień. Upewnij się, że wybrane rozwiązanie chmurowe obsługuje konfigurowalne role i uprawnienia. Dzięki temu można bezpiecznie przydzielić je tylko wybranym osobom. 
• Formaty danych. Zwróć uwagę na formaty danych, które można przechowywać w chmurze. To nie tylko korespondencja e-mail, czy pliki .doc, ale też bardziej nietypowe formaty – np. związane z komunikatorami, z których korzystają członkowie zespołu (Slack, WhatsApp, itp. – bezpieczeństwo tych komunikatorów i wymienianych tam informacji to oczywiście osobna kwestia).
• Wyszukiwanie. Warto też sprawdzić, czy odnalezienie poszukiwanych danych w chmurze jest proste i intuicyjne oraz, czy poradzi sobie z tym każdy członek zespołu – bez względu na to, czy korzysta z telefonu, czy sprawdza je na desktopie. 
• Okresy przechowywania. Jeśli taka opcja jest dla Ciebie interesująca, sprawdź, czy możesz ustawić zasady automatycznego usuwania, aby dane samoczynnie kasowały się po zakończeniu wybranego okresu przechowywania. W każdym rozwiązaniu chmurowym można robić to ręcznie, jednak jest to oczywiście bardziej czasochłonne i podatne na błędy.

Rozwiązanie chmurowe na miarę potrzeb kancelarii

Decyzja o tym, czy korzystać z chmury, czy pozostać przy standardowych metodach przechowywania danych, to indywidualna decyzja każdej kancelarii. Niesie ze sobą szereg wymiernych korzyści, ale też pewne ryzyka. Można je co prawda ograniczyć, ale nie da się ich wyeliminować całkowicie. Wydaje się jednak, że dobrze dobrane rozwiązanie chmurowe ma obecnie znacznie więcej zalet niż wad. Kluczem do sukcesu jest jednak analiza wszystkich za i przeciw oraz przyjrzenie się indywidualnym potrzebom organizacji.