System do zarządzania kancelarią to narzędzie, z którego niezbędności (na szczęście!) zdaje sobie sprawę coraz większa liczba prawników. Przyczyniła się do tego oczywiście pandemia. To właśnie w dobie pracy z domu, możliwość organizowania codziennych zadań i kontaktu z klientami w trybie zdalnym, stała się ważniejsza niż kiedykolwiek. 

Jak wybrać dobry system do zarządzania kancelarią – tak, aby był on funkcjonalny i dopasowany do potrzeb zespołu? Na co trzeba zwrócić uwagę, a czego unikać? W dzisiejszym artykule przedstawiamy kilka praktycznych wskazówek. Opieramy się na naszym wieloletnim doświadczeniu oraz obiektywnym źródle – artykule Keys for Finding the Right Practice Management System opublikowanym na portalu Law Practice Today. 

1. Sprawdź, co może zaoferować Ci system do zarządzania kancelarią… i czego możesz od niego oczekiwać 

Podstawowym celem każdego systemu do zarządzania kancelarią jest usprawnienie pracy prawnika poprzez umieszczenie wszystkich informacji  o sprawach, wydarzeniach, zadaniach, kontaktach itp. w jednym, wygodnym miejscu. Systemy różnią się jednak zakresem funkcji – nie ma jednej, ogólnie przyjętej definicji „systemu do zarządzania kancelarią”. Niektóre oprogramowania oferują tylko możliwość zarządzania dokumentami oraz funkcje CRM, a inne  – jak Advisor247 – zapewniają też liczne integracje, możliwość rejestracji czasu pracy,  połączenie z Portalem Informacyjnym Sądów Powszechnych itp. 

Przed dokonaniem wyboru warto naprawdę dokładnie zapoznać się z możliwościami dostępnymi na rynku. Nie ma sensu wychodzić z założenia  „wiem, czym są systemy do zarządzania kancelarią  i wiem, że ich nie potrzebuję”. Część funkcjonalności może być naprawdę zaskakująca  – i zaskakująco praktyczna.  Szczególnie dla tej części prawników, która uważa, że niezłym systemem do zarządzania kancelarią jest Outlook (nie jest!). 

2. Przeanalizuj potrzeby swojej kancelarii 

Funkcjonalności oferowane przez producentów systemów to jedno, ale jeszcze ważniejsze są faktyczne oczekiwania kancelarii. System powinien dopasować się do potrzeb organizacji – nie odwrotnie. Jest to zresztą motto, którym od lat się kierujemy, tworząc rozwiązania w Advisor247. 

Warto (a nawet trzeba!) wziąć pod uwagę w szczególności:

• Opinie zespołu kancelarii  i współpracowników (co by się im przydało? Z czego chcieliby korzystać?).
• Potrzeby klientów kancelarii (czy klienci cenią sobie szczególnie szybkość działania prawników? A może przejrzystość rozliczeń? Jakie funkcje pomogą sprostać ich oczekiwaniom?).
• Rodzaj spraw, nad którymi najczęściej pracuje kancelaria.
• Oczekiwania wobec prostoty obsługi  i wyglądu systemu.
  
• Długość  i przebieg wdrożenia. 

W określeniu potrzeb kancelarii – szczególnie tych, które nigdy wcześniej nie zastanawiały się nad swoim oczekiwaniami względem technologii – może być też zastanowienie się, czego… nie chcemy. Może okazać się, że podejście „od drugiej strony” i precyzyjne określenie, że np. nie chcemy systemu przeładowanego zaskakującymi elementami graficznymi, bo to rozproszy zespół, pomoże dokonać słusznego wyboru. A przynajmniej – wykluczy możliwości, z których kancelaria byłaby niezadowolona. 

3. Weź pod uwagę migrację danych – i zapytaj o jej przebieg dostawcę 

Większość kancelarii przy wdrożeniu systemu do zarządzania kancelarią będzie potrzebowała wsparcia w zakresie migracji danych. Chodzi o przeniesienie danych z istniejących systemów (lub po prostu – używanych rozwiązań) do systemu. Z oczywistych względów wiele kancelarii nie poradzi sobie z tym zadaniem samodzielnie, tym bardziej że w grę wchodzą nie tylko kwestie czysto techniczne, ale również – bezpieczeństwo. 

Najlepiej, aby migracją danych zajął się dostawca systemu do zarządzania kancelarią. W Advisor247 przejmujemy to zadanie od naszych klientów. Nasz zespół ekspertów IT czuwa nad przebiegiem migracji i na bieżąco rozwiązuje ewentualne trudności. 

4. Sprawdź możliwości integracji

Integracje, czyli możliwości połączenia systemu do zarządzania z innymi programami, z których korzysta kancelaria, to niezwykle ważna cecha – choć tak często zapominana przez kancelarie. We wspomnianym już artykule Keys for Finding the Right Practice Management System pisze o niej także Natalie Kelly.

Integracje są niezbędne, ponieważ niemożliwe jest, aby system do zarządzania kancelaria zastąpił i „wygryzł” wszystkie inne programy. Może się natomiast z nimi połączyć. Dzięki temu prawnik nie będzie musiał przełączać się pomiędzy okienkami, przesyłać dokumentów, czy nieustająco przenosić ich na pulpit, do systemu i z powrotem. Praca z jednego miejsca jest po prostu szybsza i wygodniejsza. 

Szczególnie istotna jest integracja z pakietem Office, ponieważ to właśnie z tych narzędzi pracownicy korzystają w wyjątkowo dużym natężeniu. Advisor247 oferuje ją w standardzie. 

5. Weź pod uwagę koszty 

Nie oszukujmy się – mało która kancelaria nie musi w ogóle liczyć się z kosztami (choć absolutnie życzymy tego wszystkim naszym Czytelnikom!). Dlatego na ten aspekt także trzeba zwrócić uwagę, choć – mówiąc zupełnie wprost –  nie powinien on być decydujący. 

W Advisor247 uważamy, że cena powinna być jednakowa dla wszystkich – bez względu na specjalizację, czy wielkość kancelarii. Zapoznaj się z naszą polityką cenową. 

6. Umów się na prezentację i szkolenie z obsługi

Przed dokonaniem ostatecznego wyboru trzeba – co oczywiste – lepiej poznać system. W trakcie prezentacji (przed zakupem) i szkoleń (podczas wdrożenia) ekspert z zespołu producenta systemu powinien prostym językiem i w zrozumialy sposob wyjaśnić zespołowi kancelarii, jak najlepiej wykorzystać możliwości oprogramowania.  

Na umówioną sesję demonstracyjną warto przyjść z gotowymi pytaniami, aby upewnić się, że program ma funkcjonalności dokładnie takie, jakich potrzebujesz. 

Poproś o zademonstrowanie, jak działają. Nie bój się pytać, także jeśli potrzebujesz dodatkowych spotkań przed podjęciem decyzji. 

Ryzykowne jest założenie, że „sprzedawca na pewno wszystko wyjaśni”. Zawsze istnieje szansa, że wyjaśni akurat nie to, czego najbardziej chcemy się dowiedzieć. Prawnik także powinien być aktywną stroną takiej prezentacji. 

Po wyborze systemu równie istotne są szkolenia z obsługi. Jeśli czujesz, że filmy instruktażowe i pisemne instrukcje to za mało, kluczowy może okazać się osobisty kontakt ze szkoleniowcem. 

7. Wybierz dostawcę, na którego pomoc możesz zawsze liczyć 

Na koniec – ważne przypomnienie. Oczywiste jest, że prawnicy powinni wybierać tylko systemy do zarządzania kancelarią, które są bezpieczne i pochodzą od sprawdzonych dostawców. Warto jednak także, aby dostawca poczuwał się do odpowiedzialności za swój produkt i służył stałym wsparciem – technicznym i merytorycznym. 

Tak właśnie postępujemy w Advisor247. Nasi klienci to nie tylko osoby, dzięki którym możemy funkcjonować i rozwijać się. To przede wszystkim kancelarie i działy prawne, które powierzyły nam to, co najcenniejsze – swoje zaufanie. Dlatego nie wyobrażamy sobie, abyśmy kiedykolwiek mogli odmówić im pomocy. 

Wybór systemu nie jest łatwy – ale to wybór na lata 

W Advisor247 doskonale rozumiemy, że dla prawników wybór systemu do zarządzania kancelarią, nie jest łatwy. Z tego powodu niektóre kancelarie często odkładają go latami. To lęk przed nieznanym, który także rozumiemy. 

Jedno jest jednak pewne  – systemy do zarządzania kancelarią są ważnym elementem cyfrowej transformacji, która już się dzieje. Proces ten jest nieodwracalny. Nie ma więc sensu zwlekać. System do zarządzania kancelarią to nie koszt, a inwestycja, która zwraca się szybciej niż myślisz. 

Mamy nadzieję, że nasz artykuł pomoże w dokonaniu właściwego wyboru!