Technologia pomaga prawnikom zwiększać wydajność, obniżać koszty pracy i ograniczać powtarzalne czynności administracyjne. Same korzyści? Tak, ale…

… zdarza się, że zespoły kancelarii są do tych zmian nastawione negatywnie. Prawnicy martwią się o to, czy nauczą się korzystać z konkretnego narzędzia i o to, czy zwyczajnie wystarczy im na to czasu. Co zrobić? Jak skutecznie zarządzać zmianą i przygotować się do cyfrowej transformacji? O tym piszemy w dzisiejszym artykule. Przyda się on w szczególności osobom odpowiedzialnym za wdrażanie innowacji w kancelariach. 

Zarządzanie zmianą w kontekście technologii – potrzebne jak nigdy wcześniej

Zgodnie z wynikami badania Future Ready Lawyer Survey 2020 aż 53% z 700 ankietowanych prawników uważa, że największą barierą we wprowadzaniu ulepszeń technologicznych w organizacjach jest trudność w zarządzaniu zmianą i niechęć kadry zarządzającej do innowacji (o tym drugim zjawisku, równie powszechnym, także pisaliśmy już w jednym z naszych artykułów).

Takie wyniki naprawdę niepokoją. Wynika z nich, że choć teoretycznie wszyscy wiedzą, że cyfrowa transformacja jest nie tylko nieunikniona, ale i zwyczajnie potrzebna, to stale jest odwlekana w czasie z powodów, które kancelarie po prostu muszą przepracować wewnętrznie. Jak? Poniżej kilka wskazówek, opracowanych na podstawie artykułu Managing change and preparing for new technology. 

1. Precyzyjnie poinformuj zespół, co się zmieni

Kadra zarządzająca, zanim poinformuje zespół o nowości technologicznej, powinna odpowiedzieć sobie na pytania: co zmieni to rozwiązanie? W jaki sposób nam wszystkim ułatwi pracę? Dobrze jest przygotować zestawienie “przed” i “po”, uwzględniające istotne czynniki jak np. czas na wykonanie danej czynności z pomocą technologii lub bez. Mogą się przydać czytelne i klarowne materiały, np. infografiki. 

Przygotowania trzeba jednak rozpocząć wcześniej  – na etapie wyboru narzędzia. 

Wybierając rozwiązanie dla całej kancelarii, trzeba upewnić się, czy na pewno wszyscy, którzy mają z niego skorzystać, oczekują tego samego. W tym celu przyda się zadanie zespołowi kilku pytań, np:

• Czy spędzacie zbyt wiele czasu na powtarzalnych czynnościach?
• Czy chcielibyście mieć więcej czasu na kontakt z klientami?
• Kiedy powinno wydarzyć się wdrożenie?
• Jakie aspekty pracy powinny ulec zmianie?

Warto też uświadomić zespołowi wprost, jak technologia przełoży się na zarobki kancelarii. To z oczywistych względów, bardzo często silna motywacja. 

Jeśli wszyscy w kancelarii oczekują tego samego, bo przecież – grają do jednej bramki – wprowadzenie zmian technologicznych będzie znacznie łatwiejsze. 

2. Potraktuj obiekcje jako część procesu

Czy odpowiednie przygotowanie i rozmowa z zespołem sprawi, że nikt, ale to nikt, nie będzie miał uwag do wybranego rozwiązania? Niestety nie. Zamiast więc walczyć z wiatrakami, warto potraktować obiekcje jako część procesu wdrożenia – od początku założyć, że się pojawią i opracować plan ich zwalczania. 

Nie można ignorować technologicznych obaw zespołu. Każdy prawnik, który boi się zmian, powinien móc porozmawiać o nich z osobą odpowiedzialną za innowacje w kancelarii – i to jak najwcześniej. Wyeliminuje to ryzyko, że nieprzekonana osoba, nawet nieświadomie, będzie zniechęcała do narzędzia innych. 

3. Utwórz zespół wdrożeniowy

Czy jedna osoba da radę technologicznie usprawnić pracę całej kancelarii? Prawdopodobnie nie. W ten proces powinno być zaangażowane co najmniej kilka osób. Niepisana zasada mówi, że czym większa liczba prawników ma korzystać z narzędzia, tym większy powinien być zespół wdrożeniowy – te osoby najprawdopodobniej staną się orędownikami technologii i pomogą w przekonaniu do niej pozostałych. 

Zespół wdrożeniowy wewnątrz kancelarii może składać się np. z:

• Inicjatora projektu – to zwykle partner kancelarii lub bardzo doświadczony członek zespołu. Zarządza projektem i odpowiada za przypisywanie pozostałych ról.
• Kierownika projektu – osoba zarządzająca wdrożeniem. Odpowiada za organizację procesu wdrożeniowego, opracowanie budżetu, określenie wymagań technologicznych oraz stworzenie listy potencjalnych dostawców.
• Osoby z działu IT kancelarii – ich rola jest oczywista. Sprawią, że wdrożenie będzie przebiegało sprawniej i na bieżąco odpowiedzą na pytania techniczne zespołu. 
• Testerzy  – osoby, które będą zaangażowane we wdrożenie i jednocześnie będą stanowiły łącznik między użytkownikami końcowymi a zespołem wdrożeniowym. Dzięki ich zaangażowaniu już od samego początku, w przyszłości osoby takie będą mogły pomóc w rozwiązywaniu problemów z użytkownikami końcowymi.

Do zespołów wdrożeniowych warto kierować osoby, które angażują się w pracę kancelarii, dokładnie wykonują swoje zadania i – po prostu – podejdą do zadania poważnie.

4. Przeszkol zespół (porządnie!)

Nikt nie chce korzystać z narzędzi, których nie rozumie. To pozornie oczywiste, ale z naszych doświadczeń wynika, że niestety spora część kancelarii  po wdrożeniu i pełnych entuzjazmu spotkaniach onboardingowych, pozostawia zespół samemu sobie. Narzędzie jest gotowe – proszę korzystać! Niestety to nie jest takie proste. Rozwiązania legaltech po prostu wymagają przeszkolenia użytkowników i warto uznać to za standard. Jeśli zespół nie zostanie właściwie wdrożony, szybko wróci do starych nawyków. 

Przeszkolić użytkowników powinien oczywiście dostawca narzędzia legaltech.  Doświadczony dostawca zaproponuje zakres szkolenia uwzględniający pełnione role, a także przekazanie wiedzy w etapach zgodnych z zapoznawaniem się z systemem. Taka ilość informacji jedynie przytłoczy niezaznajomionych z technologią prawników. Na początek dobrze skupić się na podstawowych funkcjach i stopniowo przechodzić do kolejnych. 

W przeszkoleniu użytkowników mogą przydać się też:

• Szkolenia indywidualne. Wiele osób na forum publicznym nie werbalizuje swoich obaw. Jeśli tylko są takie możliwości – warto zorganizować spotkania 1:1. 

• Osoby z wewnątrz zespołu. Często kancelariom wydaje się, że szkolić może tylko specjalista od technologii. W wielu przypadkach tak jest, ale warto wykorzystywać też wewnętrzne zasoby. W każdej kancelarii można znaleźć osoby, które lepiej rozumieją technologię i chętnie podzielą się tą wiedzą z innymi. Mogą to być też testerzy, wspomniani w pkt nr 3. Warto też przeszkolić u dostawcy trenera/trenerów wewnętrznych, którzy będą odpowiedzialni za dystrybucję wiedzy w całej organizacji. Przydatne są również filmiki szkoleniowe – w Advisor247 chętnie przygotowujemy takie dla naszych klientów. 

Technologia zwiększa wygodę pracy i wspomaga rozwój kancelarii – wystarczy się tylko na nią otworzyć!

W Advisor247 na co dzień pracujemy z prawnikami – zarówno z większych, średniej wielkości, jak i jednoosobowych kancelarii. Obserwujemy tym samym “na żywym organizmie” problemy opisywane w dzisiejszym artykule. Prawnicy niby wiedzą, że technologia to korzyści, niby czują, że to po prostu must have dla zdobycia przewagi konkurencyjnej, a jednak… wciąż się boją. 

Tymczasem bardzo często,  szczególnie w przypadku systemów do zarządzania kancelarią jak Advisor247, zespół bardzo szybko przekonuje się, że technologia jest niezbędna i nie wyobraża sobie już powrotu do pracy “starym systemem”. Technologia po prostu przejmuje lwią część powtarzanych zadań i zwiększa wydajność. Brzmi banalnie – ale wystarczy po prostu dać sobie szansę na usprawnienie swojego zawodowego życia.

Mamy nadzieję, że dzisiejszy artykuł okaże się przydatny dla wszystkich osób, które odpowiadają w kancelariach za wdrażanie innowacji. Rozumiemy, że Wasza praca nie jest łatwa. Powodzenia!