O co warto zapytać sprzedawców narzędzi #legaltech?

Wybór narzędzi legaltech na współczesnym rynku jest bardzo duży. Tak samo różne są także potrzeby kancelarii i działów prawnych. Jak więc wybrać rozwiązania technologiczne dla swojej organizacji, aby był to naprawdę udany zakup? Podobnie, jak w wielu innych aspektach prowadzenia biznesu, kluczem do sukcesu może się okazać komunikacja. 

W dzisiejszym artykule wyjaśniamy, o co warto zapytać sprzedawców narzędzi technologicznych (czyli także nas!), aby być naprawdę zadowolonym z wybranego rozwiązania. Inspiracją do napisania tego tekstu był artykuł 5 Important Conversations Legal Departments Should Have With Tech Vendors. Teoretycznie dotyczy działów on prawnych, ale w praktyce te same zasady będą dotyczyły także kancelarii. 

1. Zapytaj o wsparcie technologiczne przy wdrożeniu

Wybór narzędzia to jedno, ale jego wdrożenie – to zupełnie inny temat. W zakres wdrożenia wchodzi nie tylko sama instalacja systemu i wprowadzenie do niego niezbędnych danych (to oczywiste!), ale również przygotowanie zespołu do nadchodzących zmian. Narzędzia legaltech nierzadko wpływają na workflow całej kancelarii. W opinii zespołu Advisor247, dobry sprzedawca towarzyszy użytkownikom podczas wdrożenia. Przygotowuje ich do korzystania z nowego narzędzia. Odpowiada na pytania, tłumaczy niezrozumiałe kwestie. 

Zdecydowanie warto, już na etapie rozglądania się za rozwiązaniami technologicznymi, pytać o to, jak z perspektywy sprzedawcy wygląda wdrożenie i w jak dużym zakresie będzie mógł pomóc. Klienci Advisor247, inteligentnego systemu do zarządzania kancelarią, mogą liczyć na kompleksowe wsparcie zespołu IT przy wdrożeniu i rozpoczęciu korzystania z systemu (a także, oczywiście, doradztwo przed!). 

2. Porozmawiaj z dostawcą o bezpieczeństwie

Bezpieczeństwo jest dla prawników bardzo istotne przy wyborze rozwiązań technologicznych. Nic dziwnego – ciężko o drugą branżę, która na co dzień przetwarza tak wiele poufnych danych. O roli bezpieczeństwa pisaliśmy już m.in. w artykule Czego prawnicy oczekują od narzędzi legaltech?

Dlatego właśnie to kolejny temat, który należy poruszyć w rozmowie ze sprzedawcą narzędzi technologicznych. Warto zapytać m.in. o rodzaje zabezpieczeń stosowanych przez daną aplikację/system. Jeśli chodzi o bezpieczeństwo, nie ma głupich pytań – prawnik może dopytać sprzedawcę o każdą kwestię, jaka tylko go dręczy. 

3. Dowiedz się co zrobić w przypadku ewentualnych problemów związanych z prywatnością lub bezpieczeństwem

Pozostając w temacie bezpieczeństwa – warto od razu poruszyć ważny temat, czyli co zrobić  przypadku pojawienia się ewentualnych naruszeń. Nie warto przy tym wychodzić z założenia, że “u mnie na pewno nic się nie stanie”. Oby – ale lepiej od razu wiedzieć, co zrobić, gdyby jednak problemy zaistniały. Artykuł będący inspiracją dla tego tekstu wskazuje, jako szczególnie istotne, określenie sposobu komunikacji w przypadku wykrycia problemów. Taka komunikacja musi być skuteczna, nie może to być mail, który będzie czekał na reakcję. W sytuacjach bezpieczeństwa trzeba zapewnić natychmiastową reakcję. 

4. Zapytaj, czy rozwiązanie da się zintegrować z programami, z których kancelaria już korzysta

W naszych artykułach często podkreślamy, jak ważne są integracje. Nie bez przyczyny – każda kancelaria już teraz korzysta z jakichś programów lub systemów. Do najpopularniejszych należy oczywiście MS Word, ale narzędzia technologiczne to także poczta e-mail, systemy SIP, czy nawet Portal Informacyjny Sądów Powszechnych. Wybierając nowe rozwiązanie technologiczne warto od razu upewnić się, czy będzie ono kompatybilne z programami, z których zespół kancelarii korzysta w codziennej pracy. W przeciwnym razie można zupełnie niechcący dołożyć sobie zbędnych obowiązków, a korzystanie z nowego narzędzia legaltechowego może być po prostu niewygodne. Trudniej będzie też przekonać do niego zespół. 

Advisor247 już w standardowej wersji zapewnia użytkownikom możliwość integracji z pakietem Office 365, z Portalem Informacyjnym Sądów Powszechnych i bazą VIES. Już wkrótce nasi użytkownicy będą mogli także cieszyć się z korzystania z Advisor247 w wygodnym połączeniu z systemami DMS, takimi jak iManage czy Sharepoint.

5. Jeśli czujesz taką potrzebę – dowiedz się, czy w procesie tworzenia narzędzia brali udział także prawnicy 

Sprzedawcy narzędzi legaltechowych dla kancelarii często używają fraz takich jak np. stworzone przez prawników dla prawników. 

W wielu przypadkach faktycznie twórcami rozwiązań technologicznych dedykowanych branży prawnej są osoby z nią powiązane. Jeśli uważasz, że w przypadku rozważanego przez Ciebie narzędzia to faktycznie kluczowe, aby w procesie tworzenia brali udział także prawnicy, po prostu o to zapytaj. Lepiej od razu wiedzieć, czy aby hasło, którym posługuje się sprzedawca, nie jest tylko tanim chwytem marketingowym. 

Każda kancelaria ma swoje własne potrzeby 

Wszystkie powyższe pytania są bardzo istotne i na pewno pomogą kancelarii dokonać świadomego wyboru. W Advisor247  jesteśmy także przekonani, że punktem wyjścia dla rozważań o tym, czy i jakiego typu rozwiązań technologicznych potrzebuje kancelaria, jest zawsze analiza jej indywidualnych oczekiwań. To szczególnie istotne w przypadku dużych organizacji, których potrzeby, ze względu na liczbę prowadzonych spraw i obsługiwanych klientów, bywają bardzo specyficzne. 

Dlatego właśnie w przypadku inteligentnego systemu do zarządzania kancelarią  Advisor247 zapewniamy nie tylko pełną  dbałość o bezpieczeństwo, czy szerokie możliwości integracji, ale też opcję dostosowania systemu do indywidualnych potrzeb kancelarii. Bo dobre rozwiązanie technologiczne to takie, które odpowiada na potrzeby kancelarii, jej zespołu i klientów. Zobacz naszą dedykowaną ofertę dla dużych kancelarii.