W jaki sposób prawnicy zwykle komunikują się z klientami? Oczywiście – wymieniają e-maile. To nadal najczęściej wybierany przez polskie kancelarie sposób komunikacji. Warto się jednak zastanowić, czy na pewno jest to sposób przystający do realiów zdigitalizowanego XXI wieku? 

Nie od dziś mówi się o tym, że poczta e-mail nie jest najbezpieczniejszym sposobem przesyłania poufnych informacji. Dodatkowo obsługa poczty elektronicznej wymaga poświęcenia czasu, którego jak wiadomo prawnicy nie mają zbyt wiele. Zdecydowanie warto więc otworzyć się na nowocześniejszą (i znacznie prostszą!) formę kontaktu z klientami – dedykowany Portal Klienta. 

Portal Klienta – co to jest?  i dlaczego warto zacząć z niego korzystać?

Portal Klienta to – mówiąc w uproszczeniu – portal online służący do komunikacji na linii prawnik-klient lub prawnik-współpracownik kancelarii. Umożliwia wymianę plików, dokumentów i faktur oraz informacji o aktualnym stanie sprawy. Dzięki niemu klient może samodzielnie, bez konieczności angażowania prawnika, sprawdzić m.in. na jakim etapie jest jego postępowanie i co się w nim wydarzyło.

Portal Klienta jest zwykle częścią systemu do zarządzania kancelarią  – taką funkcjonalność zapewnia użytkownikom także Advisor247. Dzięki włączeniu Portalu Klienta w kompleksowy system do zarządzania prawnik może wygodnie korzystać z niego bez wychodzenia z systemu, a Portal staje się naturalnym środowiskiem pracy. 

Dlaczego warto korzystać z Portalu Klienta? 

Korzyści z praktycznego wykorzystywania Portalu Klienta jest wiele. Z własnego doświadczenia moglibyśmy wymienić ich kilka, ale postanowiliśmy oprzeć się także na obiektywnym, zewnętrznym źródle. W artykule  Client Portals: New Way of Communication znajdziemy praktyczny opis udogodnień związanych z wykorzystywaniem Portalu Klienta.  Są to w szczególności:

• Większa elastyczność. Portal Klienta, dzięki temu, że działa całkowicie online, zapewnia zarówno prawnikom, jak i klientom, znacznie większą elastyczność. Niezbędne informacje można uzyskać  o dowolnej porze – z domu, z biura, z podróży. Bez konieczności np. kontaktu  telefonicznego z prawnikiem lub klientem z prośbą “A czy mógłby przesłać mi Pan/Pani…” 
• Bezpieczeństwo. Standardy bezpieczeństwa Portalu Klienta będącego częścią systemu do zarządzania kancelarią są znacznie wyższe niż w przypadku niezabezpieczonych wiadomości e-mail czy SMS (tak, przesyłanie poufnych danych w wiadomościach SMS też się zdarza!). Dodatkowo dzięki korzystaniu z Portalu Klienta zarówno prawnik, jak i klient, minimalizują ryzyko, że informacje trafią w niepowołane ręce.
  
• Lepsza komunikacja. Klient nie musi denerwować się, że zapracowany prawnik nie odpisuje na e-maile. Może po prostu wejść na Portal Klienta i sprawdzić, co dzieje się w jego sprawie. 
• Większa przejrzystość rozliczeń. Portale Klienta umożliwiają udostępnianie faktur wraz z podsumowaniem aktualnego salda. Dzięki temu klient od razu wie, ile i za co dokładnie płaci. 
• Prostota obsługi. Portale Klienta są proste w obsłudze i nie wymagają od klientów żadnych dodatkowych umiejętności technicznych. Podnoszą za to wydajność pracy na linii prawnik-klient! 
• Większa wygoda pracy kancelarii. Możliwość przesyłania dokumentów bezpośrednio na Portal Klienta eliminuje konieczność załączania ich do maili. Jeśli Portal Klienta jest częścią systemu do zarządzania kancelarią, prawnik nie musi ich nigdzie przenosić. Może od razu zacząć pracę z otrzymanymi od klienta pismami. Bezpieczniej i szybciej! 

Portal Klienta w Advisor247

Użytkownicy Advisor247 mogą korzystać  z wygodnego i prostego w obsłudze Portalu Klienta. Wprowadziliśmy taką funkcjonalność kilka lat temu, ponieważ – jako baczny obserwator potrzeb prawników – od początku wierzyliśmy, że usprawni ona komunikację prawników i klientów oraz prawników i współpracowników kancelarii. Tak też się stało! 

Nasz Portal Klienta pozwala na udostępnianie osobom spoza kancelarii:

• wybranych dokumentów,
• informacji o sprawach,
• zadań i terminów dotyczących poszczególnych spraw, 
• faktur wraz z podsumowaniem aktualnego salda.

Co ważne, Portal Klienta w Advisor247 pozwala również na przesyłanie dokumentów za pośrednictwem Portalu. To znacznie szybsze niż np. wysyłka mailowa. Pozwala też zachować większy porządek w dokumentacji, dzięki czemu całemu zespołowi kancelarii pracuje się wygodniej! 

Sprawna komunikacja z klientem – ważna przewaga konkurencyjna nowoczesnej kancelarii

Portale Klienta będą odgrywały coraz większą rolę praktyczną, szczególnie w kancelariach średniej wielkości oraz w dużych organizacjach. Aktualnie (co znacznie przyspieszyła pandemia) klienci cenią sobie możliwość załatwienia jak największej liczby spraw online, bez konieczności osobistego angażowania adwokata czy radcy prawnego. Z oczywistych względów tę możliwość doceniają także prawnicy. 

Portale klienckie zwiększają atrakcyjność kancelarii  i wprost wskazują klientowi, że ma do czynienia z organizacją nowoczesną, zorientowaną na jak najpełniejszą realizację jego potrzeb. To rozwiązanie wygodne dla obu stron, a co najważniejsze  – ta funkcjonalność po prostu sprawdza się w praktyce. 

Wybierając system do zarządzania kancelarią lub działem prawnym, warto zwrócić uwagę, aby uwzględniał on także Portal Klienta. Tę – i wiele innych funkcjonalności – zapewnia użytkownikom Advisor247.

Sprawdź wszystkie możliwości systemu Advisor247 i pracuj wygodniej!