Zaloguj się do panelu klienta

04.11.2021

Co warto wiedzieć o wdrożeniu legaltech w działach prawnych?

Od maszyn do pisania do AI, od rozmów telefonicznych do wideoczatów – tempo zmian technologicznych dla działów prawnych na przestrzeni ostatnich kilku dekad zapiera dech w piersiach. Jedną rzeczą, która się nie zmieniła jest kontrola, jaką należy wprowadzić, aby ocenić potrzeby technologiczne i procesowe. 

Jeśli podejdziesz do tego w niewłaściwy sposób, może zakończyć się to kosztowną lekcją i oprogramowaniem, z którego nikt nie chce korzystać. Oto kilka kluczowych punktów do rozważenia podczas zakupu i wdrażaniu legaltech.

Dlaczego technologia ma znaczenie dla działu prawnego firmy?

Właściwa technologia ma ogromny wpływ na pracę in-house’ów, w tym na produktywność i dokładność. Dziś od prawników wewnętrznych oczekuje się, że będą strategicznymi partnerami w prowadzeniu biznesu. Aby to zrobić, potrzebują terminowych, dokładnych danych i wydajnych procesów. Ograniczenia budżetowe sprawiają, że trudno nadążyć, ale stosowanie rozwiązań technologicznych może pomóc w maksymalnym wykorzystaniu ograniczonych zasobów działu prawnego.

Zrozum cel użycia technologii

Użyteczne oprogramowanie jest ważniejsze od dobrze wyglądającego i nowego systemu, który nie spełnia oczekiwań pracowników. Warto zastanowić się nad tym, czy cele użycia danej technologii są znane i zrozumiałe. Pomyśl, jaki problem próbujesz rozwiązać? Jakie są twoje największe bolączki? Może utrudnienie w świadczeniu usług, brak wglądu w wydatki, potrzeba tworzenia lepszych raportów, oszczędność kosztów lub próba wyeliminowania mozolnej pracy? Chcesz rozwiązać te problemy po to, aby Twój zespół mógł skoncentrować się na pracy, która ma wyższą wartość? Bez względu na przyczynę, należy zrozumieć problem wewnątrz i na zewnątrz.

Zastanów się:

  • Jaki problem lub lukę należy rozwiązać?
  • Jaki jest obecny manualny bądź papierowy proces rozwiązywania problemu?
  • Czy istnieje technologia, która może zastąpić proces manualny i rozwiązać problem?
  • Jaki jest koszt? Czy korzyści przewyższają koszty?
  • Kto konkretnie będzie korzystał z programu, systemu, narzędzia?

Musisz wiedzieć, czego potrzebujesz

Stwórz dokument, określając dokładnie to, czego szukasz – w tym listę funkcji niezbędnych do rozwiązania problemu razem z celem użycia. Skupiaj się na tym, czego potrzebujesz, a nie czego pragniesz. Podczas tworzenia tego dokumentu poproś o zebranie przemyśleń swój zespół, a także wszystkich użytkowników spoza działu, którzy będą korzystać z programu.  

Dokument powinien być klarowny, nie musi być bardzo obszerny. Niezależnie od długości, będzie on Twoim przewodnikiem podczas analizowania różnych produktów. 

Oto kilka rzeczy, które należy uwzględnić:

  • Cel użycia.
  • Niezbędne funkcje.
  • Budżet.
  • Z jakimi innymi systemami lub produktami musi się łączyć system (integracje)
  • Wsparcie, które ma zapewnić – komu i w jakim zakresie..
  • Platformy użytkownika (narzędzia, przy pomocy których zespół może korzystać z technologii, np. smartfon, tablet, laptop itp.).

Poznaj sprzedawcę oprogramowania 

Znajdź sprzedawcę, który będzie trzymał się swoich produktów i będzie prawdziwym partnerem w procesie wdrożenia. Następnie zbuduj wewnętrzny plan dla swojego działu i organizacji, aby wdrożyć rozwiązania technologiczne. 

Pomyśl o następujących kwestiach:

  • Kto musi być zaangażowany w decyzję zakupową? Nie kupuj samodzielnie ważnego produktu technologicznego. Określ, które działy wymagają dostosowania.
  • Upewnij się, że rozumiesz koszt korzystania z produktu. Czy szkolenie i wsparcie są wliczone w cenę? Jaki jest koszt uruchomienia produktu w Twojej organizacji? Czy będziesz musiał go dostosować i jak to zmieni koszt? Ilu użytkowników jest uwzględnionych i ile kosztuje dodanie kolejnych? Potrzebujesz specjalnego sprzętu? 
  • Podejmij decyzję dotyczącą technologii na podstawie tego, co jest aktualnie dostępne. Nie licz na obietnice, że nowe funkcje rozwiążą Twój problem, ale podczas następnej aktualizacji. System, z którego chcesz korzystać powinien mieć wszystkie funkcje od samego początku.

Utwórz plan projektu

Posiadanie planu projektu i procesu wdrożenia ma kluczowe znaczenie w trakcie wprowadzenia nowej technologii. Jeśli produkt jest mały i łatwy do wdrożenia, plan projektu będzie krótki lub nie będzie go wcale. W przypadku wdrożenia złożonych rozwiązań należy powołać osoby odpowiedzialne za proces wprowadzenia nowego systemu. Ich zadaniem będzie zarządzanie procesem adaptacji, w tym zarówno zarządzaniem technologią, jak i zmianą. Pamiętaj, aby uwzględnić wszystkie aspekty rozpoczęcia i utrzymania projektu, w tym kamienie milowe, budżet, zakres, migrację danych, szkolenia i dostarczane produkty. 

Upewnij się, że masz możliwość wdrożenia

Bez względu na to, jak dobre recenzje ma technologia, na którą chcesz się zdecydować, warto ją przetestować przed finalnym zakupem. Zaakceptowanie jej przez użytkowników, to Twoje zadanie. Rozpocznij od planu komunikacji określającego, w jaki sposób będziesz informować o nadchodzących wydarzeniach, by wzbudzić w ten sposób zainteresowanie użytkowników nowym narzędziem. Poinformuj ludzi, czego i kiedy mogą się spodziewać oraz dokąd lub do kogo się udać, jeśli mają problemy. 

Zastanów się nad wprowadzeniem technologii wśród garstki użytkowników. Tych ludzi będziesz intensywnie szkolić w zakresie korzystania z produktu. Ich opinie będą nieocenione w trakcie procesu wdrażania.

Jaki system wybrać?

System Advisor247 Legal spełnia wszystkie potrzeby działów prawnych. Został zaprojektowany tak, aby móc się do nich dostosować, dzięki funkcjom, które oferuje.

Działy prawne korzystają z systemu Advisor247 Legal, takim przykładem jest  Bank BPH.

System poszukiwany przez naszego Klienta miał:

  • zapewniać sprawną dystrybucję informacji wewnątrz Banku;
  • zwiększyć efektywność współpracy z kancelariami zewnętrznymi;
  • pomóc w terminowym wypełnianiu obowiązków raportowych, zarówno tych korporacyjnych, jak i zewnętrznych np. regulatorskich.

To wszystko, a nawet i więcej zagwarantował Advisor247 Legal. Nasz system w największym stopniu spełnił oczekiwania Banku.

Szukasz systemu dla swojej kancelarii lub działu prawnego firmy? Advisor247 Legal to rozwiązanie dla Ciebie https://advisor247.pl/dla-kogo/!

Wprowadzenie danych jest jednoznaczne z akceptacją warunków polityki prywatności.

Zobacz również:

#TECHLETTER

24.11.2021

Czas chmur dopiero nadejdzie - ABA Legal Technology Survey Report 2021

Czas chmur dopiero nadejdzie - ABA Legal Technology Survey Report 2021

#TECHLETTER

17.11.2021

7 powodów, dla których kancelarie prawne powinny korzystać z legaltech

7 powodów, dla których kancelarie prawne powinny korzystać z legaltech

#TECHLETTER

27.10.2021

Technologia w małej kancelarii - jak ją wykorzystać?

Technologia w małej kancelarii - jak ją wykorzystać?

Ekskluzywny
#techletter

Artykuły tylko dla subskrybentów Advisor247 Legal

Wprowadzenie danych jest jednoznaczne z akceptacją warunków polityki prywatności.

Newsletter technologiczny
by Advisor247 Legal!

Wprost na Twoją skrzynkę pocztową, wygodnie i zupełnie za darmo.
Gwarantujemy – zero spamu, tylko praktyczne konkrety.

OK!