Zaloguj się do panelu klienta

24.11.2021

Czas chmur dopiero nadejdzie – ABA Legal Technology Survey Report 2021

Raport ABA Legal Technology Survey z 2021 roku ma historyczne znaczenie – daje nam pierwsze spojrzenie na to, jak prawnicy zareagowali na pandemię COVID-19. Warto już na początku zwrócić uwagę, że nie został zaobserwowany ruch w kierunku chmur, którego można było się spodziewać w 2020 roku. Wyniki z 2021 roku to kolejny przykład tego, że prawnicy, porównując z innymi branżami, wykazują większy opór w korzystaniu z technologii. 

Nie oznacza to jednak, że branża prawna nie zwróci się w kierunku popularnych cloudów. Nadal spodziewamy się, że w najbliższej przyszłości branża prawnicza będzie w znacznie większym stopniu oparta na chmurze niż obecnie, a sądy i klienci będą motorem napędowym wielu zmian.

Kilka słów o chmurze

Podejście chmurowe stało się dość popularne w świecie biznesu (np. Salesforce.com, BaseCamp, Microsoft 365, Zoom, Microsoft Teams, LinkedIn i Slack) oraz wśród osób prywatnych (np. Dropbox, Gmail, Evernote, Netflix, Facebook i inne). Istnieje również coraz większa liczba usług w chmurze przeznaczonych wyłącznie prawników, takich jak chociażby systemy do zarządzania kancelariami.

Wiele osób korzysta również z aplikacji w chmurze na co dzień – od Gmaila do Dropboxa, Netflixa, Zooma, Facetime’a i Facebooka. Według raportu Skyhigh Networks, średnia liczba aplikacji w chmurze używanych przez każdego pracownika w dużych przedsiębiorstwach biznesowych została oszacowana na 36 (!) aplikacji.

W zawodzie prawnika chmura to jednak wciąż mało znany temat. Zaskakujące jest to, że nawet Raport za 2021 roku pokazuje, że wykorzystanie chmury w praktyce prawniczej pozostało na niezmienionym poziomie lub nawet spadło – pomimo pandemii i wszystkich spotkań odbywających się na Zoom’ie oraz zdalnej pracy. Ten wynik jest trudny do wyjaśnienia. 

Badanie z 2021 roku podkreśla poważny problem – choć prawnicy mówią o obawach związanych z bezpieczeństwem w chmurze, to w szokującym stopniu nie stosują się do podstawowych wytycznych. Słabe wyniki w kategorii cyberbezpieczeństwa powinny być głównym powodem do niepokoju wśród prawników.

Nie korzystają, choć widzą korzyści 

Kluczowe korzyści związane z wykorzystywaniem chmury pozostają niezmienne od lat. Prawnicy i kancelarie prawne postrzegają chmurę jako szybki i skalowalny sposób na korzystanie z zaawansowanych narzędzi technologii, bez konieczności znacznych inwestycji z góry w sprzęt, oprogramowanie i wsparcie. Usługi w chmurze są zazwyczaj udostępniane w formie subskrypcji, z okresową opłatą za użytkowania (zazwyczaj miesięczną lub roczną).

Pomimo powolnego wzrostu w 2021 roku, wydaje się, że chmura w końcu stanie się standardem #legaltech – choć wolniej, niż wielu się spodziewało. Z opisywanego badania wynika, że wielu respondentów nie wiedziało nawet, czym chmura jest. 

Najważniejsze wyniki ankiety

Bezpieczeństwo cybernetyczne przekroczyło punkt krytyczny w korzystaniu przez prawników z usług w chmurze w świecie COVID-19. Wyniki ankiety przeprowadzonej w połowie pandemii wykazały dalszy spadek i tak już niedostatecznej zgodności prawników z podstawowymi praktykami w zakresie bezpieczeństwa cybernetycznego. Mimo że prawnicy twierdzą, że poufność, bezpieczeństwo, kontrola i własność danych, etyka, reputacja i trwałość dostawcy oraz inne kwestie są dla nich bardzo ważne, stosowanie zapobiegawczych środków bezpieczeństwa jest dość niskie.

  • Wykorzystanie chmury utrzymało się na stałym poziomie 60% pomimo pandemii. Małe i średnie kancelarie prawne wiodły prym, tuż za nimi plasowały się duże firmy.

  • Prawnicy nadal częściej korzystają z popularnych biznesowych usług w chmurze, takich jak Dropbox (62%), Microsoft Teams (41%), Microsoft 365 (48%), iCloud (20%), Box (11%) i Evernote (11%), niż z dedykowanych usług w chmurze dla prawników. Największy zysk w 2021 r: osiągnął Microsoft Teams. Co ciekawe, Zoom nie znalazł się w rankingu.

  • Prawnicy są coraz bardziej zaznajomieni z technologiami chmurowymi. Zachęca ich dostęp w dowolnym czasie i miejscu, niskie koszty wejścia, przewidywalne miesięczne wydatki i solidne kopie zapasowe danych. Co warte podkreślenia, tylko 27% wskazuje, że usługi w chmurze zapewniają korzyści w postaci większego bezpieczeństwa niż to, które mogą zapewnić sami.

  • Obawy dotyczące poufności/bezpieczeństwa (61%) i braku kontroli nad danymi (43%) zdecydowanie przewodzą na liście „największych obaw związanych z usługami w chmurze. Prawie 96% prawników ocenia reputację dostawcy jako ważną (bardzo, 76%, i nieco, 20%) w ich procesie decyzyjnym.

Wyniki ankiety z 2021 roku sugerują również, że koncentracja na kliencie nie jest głównym czynnikiem napędzającym prawników korzystających i rozważających korzystanie z chmury. Uwzględnienie potrzeb, oczekiwań i pragnień klientów powinno być kluczowym obszarem docelowym dla innowacyjnych kancelarii.

  • Tylko 10% respondentów wskazało, że spodziewa się zastąpienia istniejącego oprogramowania narzędziem chmurowym w 2021 roku. 39% nie planuje tego zrobić, a 51% nie wie.

  • Ponad 40% prawników pracuje w firmach posiadających extranet. Extranety są wykorzystywane przede wszystkim przez prawników kancelarii (88%), a znacznie rzadziej przez klientów (36%) lub do współpracy zewnętrznej (29%).

Poniżej znajdziesz bardziej szczegółowy opis wyników ankiety ABA Legal Technology Survey 2021 r. przygotowany w oparciu o artykuł TechReport 2021: Cloudcomputing autorstwa Dennisa Kennedy’ego

  1. Bezpieczeństwo cybernetyczne: punkt kryzysowy za nami?

Mimo że prawnicy zgłaszają wiele obaw i nieufności wobec usług w chmurze, w szczególności w kwestii bezpieczeństwa, poufności i kontroli, ich zachowania dotyczące środków ostrożności nie odzwierciedlają tego, co wyrażają jako poziom obaw. W rzeczywistości wyniki odzwierciedlają niewielki, jeśli w ogóle jakikolwiek, pozytywny ruch w ciągu ostatniego roku, a nawet kilku ostatnich lat. Brak wysiłków w zakresie bezpieczeństwa jest głównym powodem do niepokoju w branży. 

Spośród 13 standardowych środków ostrożności wymienionych w badaniu z 2021 r., zaledwie 35% respondentów zastosowało środek najczęściej wykorzystywany (stosowanie bezpiecznego szyfrowania SSL). Kolejnym środkiem ostrożności było tworzenie lokalnych kopii zapasowych danych (25%). Biorąc pod uwagę nacisk na prywatność danych w 2021 r., spadek do 24% z 27% w 2020 r. wśród respondentów przeglądających polityki prywatności dostawców jest niepokojący. Tylko 19% badanych zapoznało się z zasadami etycznymi i opiniami dotyczącymi cloud computingu, a zaledwie 23% zgłosiło, że zapoznało się z warunkami świadczenia usług. Czy prawnicy zalecaliby swoim klientom takie podejście?

Na samym dole wyników znajdują się kwestie, w których prawnicy powinni być szczególnie dobrzy. Zaledwie 6% (spadek z 9%) negocjowało umowy o poufności w związku z usługami w chmurze, a na przedostatnim miejscu znalazło się 3% negocjujących umowy prawne dotyczące usług (SLA). 

  1. Liczba użytkowników

Odsetek uczestników badania z 2021 roku, którzy odpowiedzieli „tak” na podstawowe pytanie, czy korzystali z usług lub rozwiązań programowych opartych na sieci, wzrósł bardzo nieznacznie –  do 60%. 25% odpowiedziało „nie”, co stanowi niewielki spadek z 28% w 2020 roku. Odpowiedzi „nie wiem” stanowiły pozostałe 15%. 

Jednakże, te ogólne wyniki mogą być mylące, biorąc pod uwagę odpowiedzi na inne pytania, sugerujące możliwość, że rzeczywiste wykorzystanie może być wyższe niż zgłoszone wykorzystanie. Na przykład, wiele aplikacji mobilnych jest również w istocie interfejsami dla usług w chmurze. Wielu prawników, którzy nie sądzą, że korzystają z chmury, w rzeczywistości korzysta z niej na co dzień, zwłaszcza poprzez aplikacje mobilne.

  1. Usługi chmury konsumenckiej znacznie popularniejsze niż dedykowane produkty prawne

W badaniu z 2021 roku zapytano respondentów, z jakich usług w chmurze korzystali. Dropbox znalazł się na szczycie listy z wynikiem 62%. Microsoft 365 (dawniej znany jako Office 365) znalazł się na drugim miejscu z wynikiem 48%. Nie jest zaskoczeniem, że wykorzystanie Microsoft Teams wzrosło ponad dwukrotnie, do 41% z 18% w 2020 roku. Inne usługi chmurowe dla klientów indywidualnych i małych firm również pozostały popularne (zwłaszcza iCloud z 20%, Box z 11% i Evernote z 11%). Zoom nie pojawił się wśród najczęściej wykorzystywanych usług.

Usługi w chmurze dedykowane prawnikom nie osiągnęły takiego poziomu popularności jak usługi konsumenckie. Clio nadal pozostaje najpopularniejszą usługą prawniczą w chmurze wymienianą przez respondentów (13%), a kolejne miejsca zajmują NetDocuments (10%) i MyCase (4%). Liczby te są mniej więcej takie same jak w 2020 roku. Wyniki te mogą odzwierciedlać zarówno trudności, jakie prawnicy i inne osoby mają z określeniem, co dokładnie jest usługą w chmurze, jak i zwiększoną liczbę dostawców usług w chmurze prawnej, zwłaszcza w kategorii zarządzania sprawami. Zauważmy, że usługi, które wielu uznałoby za „chmurę” – np. WestLaw, LexisNexis, FastCase, by wymienić tylko kilka – nie pojawiają się w wynikach, z wyjątkiem prawdopodobnie niewielkich elementów kategorii „Inne” (17%).

  1. Portale klienckie i ekstranety

W wynikach badań brakowało w dużej mierze klientów i ich problemów. Extranety są prawdopodobnie klasycznym przykładem bezpiecznego narzędzia w chmurze, które może pomóc klientom i ułatwić współpracę nad projektami ze stronami zewnętrznymi. Podstawowym przykładem ekstranetu byłby portal klienta, taki jak portale pacjentów, które stały się tak powszechne dla dostawców usług opieki zdrowotnej.

  1. Korzyści z chmury 

W badaniu z 2021 roku nie nastąpiła duża zmiana w postrzeganiu korzyści płynących z chmury. Dostęp z każdego miejsca i o każdej porze jest wskazywany jako największa korzyść z chmury dla prawników. Niski koszt wejścia i przewidywane miesięczne wydatki są również wysoko ocenianymi korzyściami. Inne korzyści ekonomiczne, takie jak wyeliminowanie wymagań w zakresie zarządzania IT i oprogramowaniem oraz szybki czas uruchomienia, są również postrzegane jako ważne korzyści przez prawie połowę respondentów. Tylko 27% prawników postrzega „lepsze bezpieczeństwo niż to, które mogę zapewnić w biurze” jako korzyść z przetwarzania w chmurze – jest to uderzająca liczba, szczególnie dla każdego, kto zna procedury bezpieczeństwa centrów danych w porównaniu do standardowych praktyk bezpieczeństwa w kancelariach prawnych.

  1. Największe obawy prawników

Prawnicy nadal wyrażają zastrzeżenia i obawy dotyczące chmury. Kiedy obecni użytkownicy chmury zostali poproszeni o określenie swoich największych obaw, wymieniali „obawy związane z poufnością/bezpieczeństwem” (61%, spadek z 62% w 2020 roku) oraz obawy związane z brakiem kontroli nad danymi (43%, spadek z 46%). Obawy związane z utratą kontroli nad aktualizacjami (27%) i działaniem dostawcy (23%) były kolejnymi istotnymi obawami. Tylko 8% (spadek z 12% w 2020 roku) stwierdziło, że obawy klientów dotyczące prawników korzystających z chmury stanowią problem.

Podobne obawy pojawiły się wśród tych prawników, którzy jeszcze nie wypróbowali chmury. Na pytanie o powody, które powstrzymały ich przed przyjęciem chmury, 52% wymieniło obawy związane z poufnością/bezpieczeństwem, 48% – utratę kontroli nad danymi, a 20% – brak kontroli nad aktualizacjami oprogramowania. „Nieznajomość technologii” została wymieniona przez 40%. Zmiany w stosunku do roku 2020 nie były znaczące.

  1. Opinie o dostawcy usługi w chmurze

Dziewięćdziesiąt sześć procent respondentów korzystających z usług w chmurze uznało  opinie o dostawcy chmury za bardzo ważną (76%) lub dość ważną (20%) dla ich decyzji. Jednak tylko 18% respondentów podało, że sprawdzało opinie o dostawcy, a tylko 19% szukało porad/zdań innych osób w związku z dostawcą. Jest to obszar, w którym prawnicy mogą zdecydowanie poprawić swoje wysiłki w zakresie badania due diligence.

Bezpieczna chmura? Wykorzystaj system do zadań specjalnych dla prawników

Kancelarie przechowują ogromne ilości danych wrażliwych, dlatego kluczowe jest posiadanie najlepszych zabezpieczeń do ich ochrony. W przeciwieństwie do serwera, który może pobierać opłaty za ważne aktualizacje, oprogramowanie w chmurze automatycznie wykonuje aktualizacje za darmo.

Kluczowe korzyści z chmury są już prawnikom znane. Wiele kancelarii uznaje chmurę za szybki i skalowalny sposób na korzystanie z zaawansowanych narzędzi legaltech. Wzrost praktycznego wykorzystywania tego narzędzia jest więc nieunikniony? Tego możemy się spodziewać. Korzystając z systemu Advisor247 Legal prawnicy mogą spać spokojnie i nie martwić się o bezpieczeństwo danych klientów. Dodatkowo mają dostęp do wielu funkcji, które pomagają im w codziennej pracy. Sprawdź system do zarządzania kancelarią Advisor247 Legal już teraz.

Wprowadzenie danych jest jednoznaczne z akceptacją warunków polityki prywatności.

Zobacz również:

#TECHLETTER

17.11.2021

7 powodów, dla których kancelarie prawne powinny korzystać z legaltech

7 powodów, dla których kancelarie prawne powinny korzystać z legaltech

#TECHLETTER

04.11.2021

Co warto wiedzieć o wdrożeniu legaltech w działach prawnych?

Co warto wiedzieć o wdrożeniu legaltech w działach prawnych?

#TECHLETTER

27.10.2021

Technologia w małej kancelarii - jak ją wykorzystać?

Technologia w małej kancelarii - jak ją wykorzystać?

Ekskluzywny
#techletter

Artykuły tylko dla subskrybentów Advisor247 Legal

Wprowadzenie danych jest jednoznaczne z akceptacją warunków polityki prywatności.

Newsletter technologiczny
by Advisor247 Legal!

Wprost na Twoją skrzynkę pocztową, wygodnie i zupełnie za darmo.
Gwarantujemy – zero spamu, tylko praktyczne konkrety.

OK!