Zaloguj się do panelu klienta

01.12.2021

Poznaj 7 praktycznych wskazówek, dzięki którym wybór systemu do zarządzania kancelarią będzie prostszy!

Nie da się ukryć, że kancelarie uwielbiają wygrywać sprawy. I trudno się temu dziwić! Nie przepadają z kolei za przechowywaniem ton papierowych dokumentów bez żadnego zabezpieczenia. Wraz z rosnącym postępem technologicznym, coraz więcej kancelarii korzysta z systemu do zarządzania praktyką prawną, co ułatwia pracę m.in. z dokumentami, a tym samym zwiększa kontrolę nad codziennymi działaniami.

Oprogramowanie do zarządzania prawniczym biznesem jest doskonałym pierwszym krokiem do usprawnienia procesów i zwiększenia wydajności. Jak więc wybrać odpowiedni system – czyli taki, który pasuje do kancelarii?

Oto kilka podstawowych wskazówek, jak wybrać najlepsze oprogramowanie do zarządzania kancelarią.

1. Przygotuj checklistę funkcjonalności

Zanim rozpoczniesz poszukiwania systemu, przygotuj listę wszystkich funkcji, których Twoja kancelaria szczególnie potrzebuje. Może to być np. przesyłanie dokumentów, bezpieczeństwo danych, integracja z wykorzystywanymi dotychczas programami, alerty i powiadomienia, narzędzia do zarządzania raportami.

Jeśli szukasz różnych funkcji, musisz liczyć się z tym, że znalezienie oprogramowania, które spełni wszystkie Twoje potrzeby, może być utrudnione, ale na pewno nie niemożliwe.

2. Przetestuj, zanim kupisz

Przed zakupem oprogramowania warto, abyś je przetestował. “Na własnej skórze” sprawdź, jak się z niego korzysta – pomoże to w dokładnej ocenie systemu. Warto upewnić się, czy już podczas zawiera odpowiednią ilość danych – to pozwoli sprawdzić jego skuteczność i przygotowanie do pracy. Dobrym krokiem będzie także weryfikacja systemu przez członków zespołu, jeśli to oni będą z niego korzystali.

3. Zautomatyzuj rutynowe zadania

Jeśli wybrałeś już narzędzie, które odpowiada na wyzwania biznesowe, nadszedł czas, aby zainstalować oprogramowanie. Musisz poinformować swój zespół o tym, że w kancelarii zajdą zmiany i zapewnić szkolenie z pracy z nowym systemem. Upewnij się, że cel wdrożenia jest zrozumiały. Poinformuj zespół, że oprogramowanie pomoże zautomatyzować ich pracę – usprawni komunikację z klientem, ułatwi monitorowanie czasu dla konkretnej sprawy, zaoferuje kalendarz do planowania oraz narzędzia do fakturowania.

4. Monitoruj w łatwy sposób czas i rozliczenia

Każda kancelaria musi dokładnie śledzić czas pracy i rozliczać klientów za świadczone usługi. Oprogramowanie do zarządzania sprawia, że ​​karty czasu pracy, faktury, księgowość, rozliczenia i rejestry są zautomatyzowane i sprawnie przetwarzane. Co istotne, eliminują też ludzkie błędy.

5. Sprawdź koszt oprogramowania

Ważnym punktem jest podsumowanie inwestycji związanych z zakupem oprogramowania. W zależności od budżetu, który chcemy przeznaczyć na system, warto sprawdzić, czy istnieją opłaty za skonfigurowanie instalacji lub koszty związane ze szkoleniem oprogramowania. Nie kupuj kota w worku. 😉

6. Rozwijaj się zgodnie z potrzebami

To nic dziwnego, że procedury, procesy i personel mogą się zmienić w każdej chwili. Należy więc wybrać system prawny, który jest na tyle elastyczny, aby dostosowywał się do zmian i mógł rosnąć wraz z kancelarią. Jeśli planujesz budować zespół, musisz sprawdzić skalowalność produktu.

7. Zarządzaj dokumentami

Kancelarie są jednymi z najbardziej “dokumentochłonnych” instytucji. Biznesy prawnicze, niezależnie od rozmiaru, począwszy od małych i średnich do dużych, potrzebują systemu, który oferuje możliwość zarządzania dokumentami. Niektórzy nadal polegają na systemie folderów z wbudowanym oprogramowaniem do przetwarzania tekstu. Większość potrzebuje jednak niezawodnego oprogramowania.

Oprogramowanie do zarządzania pomoże odpowiednio ustrukturyzować pliki. Zapewni autoryzowany dostęp do poszczególnych dokumentów, który zwiększa ich bezpieczeństwo. Udostępnianie plików umożliwia bezpieczną wymianę z partnerami, klientami, ekspertami etc.

Dobrze wiemy, że na rynku dostępnych jest wiele systemów z różnymi funkcjami, Wybór odpowiedniego oprogramowania do zarządzania kancelarią jest decyzją, która z pewnością może wpłynąć na przyszły rozwój Twojej kancelarii. Advisor247 Legal oferuje funkcje, które dopasowane są do potrzeb prawników i ich trybu pracy.

Automatyzacja codziennych zadań pozwala oszczędzać czas, który możesz zainwestować znacznie lepiej – w dalszy rozwój kancelarii. Pracuj wydajniej razem z  Advisor247 Legal!

Wprowadzenie danych jest jednoznaczne z akceptacją warunków polityki prywatności.

Zobacz również:

#TECHLETTER

08.12.2021

Rola technologii w transformacji wewnętrznych działów prawnych

Rola technologii w transformacji wewnętrznych działów prawnych

#TECHLETTER

24.11.2021

Czas chmur dopiero nadejdzie - ABA Legal Technology Survey Report 2021

Czas chmur dopiero nadejdzie - ABA Legal Technology Survey Report 2021

#TECHLETTER

17.11.2021

7 powodów, dla których kancelarie prawne powinny korzystać z legaltech

7 powodów, dla których kancelarie prawne powinny korzystać z legaltech

dla nowoczesnych prawników
#techletter

Artykuły tylko dla subskrybentów Advisor247 Legal

Wprowadzenie danych jest jednoznaczne z akceptacją warunków polityki prywatności.

Newsletter technologiczny
by Advisor247 Legal!

Wprost na Twoją skrzynkę pocztową, wygodnie i zupełnie za darmo.
Gwarantujemy – zero spamu, tylko praktyczne konkrety.

OK!