Technologia w małej kancelarii – jak ją wykorzystać?

Istnieje wiele różnic pomiędzy zarządzaniem małą kancelarią a dużą. Większe kancelarie zatrudniają często wielu pracowników – to oczywiste. Tworzą specjalistyczne działy do dedykowanych obszarów, np. administracyjne, związane z rozliczeniami, marketingiem i nie tylko. W małych kancelariach zazwyczaj oczekuje się od pracowników wielu kompetencji i umiejętności naraz, niekiedy wychodzących poza skalę podstawowych obowiązków. 

Chociaż  kancelaria mniejszych rozmiarów nie będzie idealnym środowiskiem pracy dla każdego, stanowi ekscytujące wyzwanie dla prawników, którzy chcą być zaangażowani w wiele aspektów związanych z prowadzeniem działalności i lubią żonglować różnorodnymi zadaniami. Branża prawna się zmienia i coraz więcej (również tych mniejszych) kancelarii korzysta z technologii, które pomagają w zarządzaniu codziennymi obowiązkami. Prawnicy mogą wówczas skupić się na obsłudze klienta, resztą zajmuje się po prostu system. Od czego zacząć?

1.Zbuduj silny zespół

Fundamentem powinien być solidny zespół. W przypadku małej kancelarii warto bardziej strategicznie myśleć o osobach, z którymi podejmuje się współpracę. Twoim obowiązkiem jest delegowanie zadań administracyjnych i monitorowanie czasu rozliczeniowego, jednocześnie zachowując balans i nie przeciążając nikogo taką pracą.

Czas pracy jest ograniczony, dlatego warto korzystać z narzędzi oraz systemów, które będą maksymalnie automatyzować pracę. Efektywność Twojego zespołu wzrośnie, wykorzystując technologię: zagwarantuj narzędzia, które przyspieszają wykonywanie zadań. Celem jest jak najlepsze wykorzystanie czasu i zasobów zespołu przy jednoczesnym utrzymaniu produktywności.

2. Wykorzystuj technologie do zarządzania małymi kancelariami

Branża prawnicza rozwinęła się kompleksowo, razem z nią legaletch. Coraz więcej kancelarii odchodzi od tradycyjnych praktyk i stosuje nowoczesne technologie prawne, aby efektywniej prowadzić swoją działalność. Poniżej kilka sposobów, dzięki którym technologia pomoże usprawnić działanie Twojej kancelarii.

3. Wybierz odpowiednie narzędzia oraz system

Jeśli chcesz usprawnić zarządzanie swoją kancelarią, upewnij się, że korzystasz z odpowiednich narzędzi.  Obszar legaltech rozwija się bardzo intensywnie, dzięki czemu kancelarie mogą efektywnie działać za pomocą  jednego systemu. 

Wybór odpowiedniego oprogramowania ma kluczowe znaczenie ze względu na sposób, w jaki planujesz prowadzić swoją działalność. Małe firmy prawnicze zazwyczaj mają ograniczoną liczbę pracowników – system do zarządzania kancelarią może więc pomóc w odciążeniu ich od czasochłonnych zadań administracyjnych lub podlegających rozliczeniu. Czym kierować się przy wyborze systemu?

• Dobre oprogramowanie

Dobry CRM śledzi wszelką komunikację oraz dokumentację związaną z Twoimi klientami w przejrzysty i łatwy sposób. Takie oprogramowanie może pomóc w zredukowaniu liczby godzin nie podlegających rozliczeniu, poprzez zautomatyzowanie procesu monitorowania spraw klientów i ograniczeniu błędów ludzkich związanych z ręcznym wprowadzaniem danych.

• Prowadzenie spraw w łatwiejszy sposób

W przypadku małych kancelarii żonglowanie wieloma sprawami w tym samym czasie może być przytłaczające. Zarządzanie sprawami w systemie pozwala na łatwe zlokalizowanie dokumentów konkretnego klienta i monitorowanie postępów – wykluczając konieczność śledzenia tych informacji za pomocą papierowych akt. Dysponowanie tymi danymi w formie cyfrowej pozwala lepiej prowadzić sprawy i przygotowywać się do nich znacznie szybciej 

• Monitorowanie czasu i rozliczanie

Zarządzanie czasem za pomocą arkuszu programu Excel może  doprowadzić do problemów z rozliczeniami i spowodować wyciek danych. W przypadku małej kancelarii może to mieć negatywny wpływ i stworzyć problemy finansowe. Najlepszym sposobem na dokładne rejestrowanie czasu jest użycie systemu, który automatyzuje monitorowanie go wraz z rozliczaniem. Spędzisz mniej czasu na zastanawianiu się nad tym, jak długo pracowałeś nad sprawą, a więcej na ważniejszych dla Ciebie czynnościach.

• Bezpieczeństwo i chmura

Kancelarie przechowują ogromne ilości danych wrażliwych, dlatego kluczowe jest posiadanie najlepszych zabezpieczeń, do ich ochrony. W przeciwieństwie do serwera, który może pobierać opłaty za ważne aktualizacje, oprogramowanie w chmurze automatycznie wykonuje aktualizacje za darmo.

• Pomyśl o klientach

Niezależnie od wielkości kancelarii zadowolenie klienta powinno być na pierwszym miejscu. Aby to osiągnąć przyda się wdrożenie zautomatyzowanych procesów, które wesprą obszary związane z obsługą klienta. Zautomatyzowane funkcje, takie jak, fakturowanie, tworzenie raportów i analityka, to usługi, które poprawiają zadowolenie klientów, umożliwiając im łatwy dostęp do informacji, w odpowiednim dla nich czasie.

Twoi klienci będą cieszyć się wygodą, a Ty będziesz mieć więcej czasu na pracę nad swoimi sprawami.

To dobry czas, aby usprawnić zarządzanie małą kancelarią. Branża prawna wciąż się rozwija i decyduje na coraz nowocześniejsze technologie, dzięki którym mogą obsługiwać swoich klientów w nietradycyjny sposób, pozwalający pracować wydajniej.

Advisor247 Legal – System all in one

Doskonale rozumiemy, że wybór nie jest łatwy. Z tego powodu niektórzy odkładają go latami. To lęk przed nieznanym, który także rozumiemy, ale mamy na niego sposób. Nie musisz szukać kilku narzędzi, Advisor247 Legal to system all in one – ma wszystkie funkcje w jednym miejscu

Systemy do zarządzania kancelarią są ważnym elementem cyfrowej transformacji, która już się dzieje – to proces nieodwracalny, odjeżdżający pociąg, do którego należy wsiąść, bo kolejnego nie będzie. Nie ma więc sensu zwlekać. System do zarządzania kancelarią to nie koszt, a inwestycja, która zwraca się szybciej niż myślisz. Być może to ostatni moment, aby usprawnić zarządzanie Twoją kancelarią, zanim konkurencja Cię wyprzedzi!