Jak prowadzić komunikację kancelarii, żeby klienci do nas wracali

Praca prawnika to nie tylko prowadzenie dokumentów i rozprawy w sądzie. To przede wszystkim rozmowy z klientami, wymiana wiadomości i dziesiątki, a nawet setki maili dziennie, które spływają na skrzynki. Jak nie pogubić się w wątkach i zapanować nad chaosem informacyjnym?

Jak rozmawiać z klientami, żeby ci nas rozumieli?

Komunikacja z klientami rodzi szereg wyzwań. Uzyskanie niezbędnych informacji i dokumentów do pomyślnego przeprowadzenia sprawy jest jedynie małym elementem. To przede wszystkim zadbanie o to, aby klient dokładnie wiedział, jak będzie przebiegał cały proces, jakie są rokowania — szanse i zagrożenia. Zazwyczaj osoby korzystające z usług kancelarii decydują się na konsultację prawną w ważnych i kluczowych kwestiach. To rodzi wiele pytań i wątpliwości, na które pełnomocnik powinien odpowiedzieć, aby jego klient był w pełni usatysfakcjonowany.

Ważne jest dobranie narzędzi

Dostosowanie narzędzi komunikacji do możliwości klienta, ułatwia cały proces i pozwala na komfortową wymianę informacji. Pamiętajmy też o tym, że np. komunikacja mailowa, chociaż wymaga zaangażowania i odrobiny więcej czasu, niż wykonanie telefonu, równocześnie gwarantuje zapis najważniejszych kwestii, do których można powrócić w razie potrzeby. Stąd maile są jedną z najczęściej wybieranych opcji. Wyzwanie jednak stanowi skuteczne zarządzanie skrzynką odbiorczą. Przecież często zdarza się, że prowadzimy wiele spraw dla różnych podmiotów, a każdy z nich wymaga indywidualnego podejścia do problemów. Dlatego też warto skorzystać z zewnętrznej pomocy w opanowaniu chaosu informacyjnego w skrzynce odbiorczej.

Pomoc zewnętrzna

Pracując już pewien czas z klientami kancelarii, naturalne jest wyrobienie w sobie nawyków. Jednak wiele z czynności można zautomatyzować, tak aby nie obciążały naszej pamięci. W ten sposób skróci się również czas wykonywania zadań, zmniejszy się prawdopodobieństwo błędów i wzrośnie nasza efektywność. Dobrym sposobem jest wprowadzenie zewnętrznego systemu do obsługi kancelarii. W takim wypadku należy zwrócić szczególną uwagę na możliwości i integracje, jakie taki system daje.

Integracja poczty elektronicznej z systemem do zarządzania kancelarią umożliwia łatwe uporządkowanie komunikacji. Maile przypisujemy wg konkretnej relacji, czyli ze względu na sprawę lub podmiot. Dzięki temu, jeżeli nad sprawą pracuje zespół, wszystkie maile jej dotyczące będą łatwe do znalezienia w jednym miejscu. Ta podstawowa opcja, którą oferuje Advisor 247 przy integracji z MS Outlook, pozwoli na usprawnienie pracy. Przesyłanie setek maili pomiędzy zespołem procesowym i konieczność przekopywania się przez wiadomości, żeby znaleźć interesującą nas informację, przejdzie do przeszłości. Co więcej, maile przychodzące zostaną automatycznie przypisane do odpowiedniej kategorii, więc porządkowanie nie wymaga dodatkowych nakładów czasu i pracy. Na tym jednak nie koniec, system nie tylko automatycznie porządkuje maile przychodzące, ale także te wychodzące. Na podstawie adresu odbiorcy, Advisor 247 doda naszą wiadomość do odpowiedniej relacji.

Dodatkowo, załączniki maili trafią do katalogu głównego dokumentów i będą dostępne dla wszystkich osób, które mają odpowiednie role przyznane przez administratora systemu. W ten sposób, znalezienie potrzebnego w sprawie dokumentu nie wymaga już odnalezienia maila, w którym plik był załączony. To daje użytkownikom większy komfort i przyspiesza pracę.

Automatyzacja obsługi skrzynki pocztowej skraca czas niezbędny na komunikację, jednak nadal warto pamiętać o zliczaniu cennych minut, które poświęcamy na pracę w ten sposób. Ułatwieniem w tej kwestii będzie opcja timera, który zliczy wszystkie minuty i ułatwi późniejsze wystawienie faktury.

Podsumowanie

Dobra komunikacja pozwala na zdobycie przewagi nad konkurencją. Szybkość i fachowość obsługi przekłada się często na dalsze polecenia usług i opinie wśród klientów. Dlatego warto położyć duży nacisk na zadbanie o kontrahentów w tej kwestii. Równocześnie warto starać się optymalizować i automatyzować elementy komunikacyjne, aby praca prawnika była efektywna i #smart.

Więcej informacji o integracji Advisor 247 z MS Outlook znajdziesz tutaj: