Dokumenty i wersjonowanie
W kancelarii dokument to więcej niż plik. To wiedza organizacji, historia sprawy, zapis ustaleń z klientem i ważny element jakości obsługi. Zarządzanie dokumentami wpływa na tempo pracy, bezpieczeństwo informacji, współpracę zespołu i obsługę klienta. Advisor247 porządkuje ten obszar tak, aby dokumenty wspierały prawników, zamiast tworzyć dodatkową administrację.
System zapewnia dostęp do dokumentów w odpowiednim kontekście — pod właściwą sprawą, klientem i zespołem. Użytkownicy szybciej odnajdują materiały, kontrolują historię ustaleń i pracują na aktualnych wersjach.
Advisor247 wspiera cały cykl pracy z dokumentem: tworzenie, edycję, współpracę, akceptację, wersjonowanie oraz przekazanie klientowi. Prawnicy mogą bezpiecznie współdzielić pliki, kontrolować zmiany i zachować jasną odpowiedzialność za kolejne etapy pracy.
Wyszukiwanie, podgląd, uprawnienia i automatyzacje przyspieszają codzienną pracę. Zespół poświęca mniej czasu na obsługę plików, a więcej na działania merytoryczne. Dla zarządzających oznacza to lepszą organizację, wyższe bezpieczeństwo i sprawniejszą obsługę klientów.
Advisor247 porządkuje pracę z dokumentami i sprawia, że cały zespół ma szybki dostęp do właściwych dokumentów, pracuje na aktualnych wersjach i może w pełni skupić się na merytorycznej pracy. Dokumenty są zawsze powiązane ze sprawą i klientem, co zwiększa płynność pracy i jakość obsługi.
14 źródeł pozyskiwania dokumentów
Dokumenty w różnych formatach można dodawać do Advisor247 z wielu źródeł, Outlook, Word, Excel, drag&drop, importy, procesy specjalistyczne (m.in. KYC/AML), portale i integracje. Dzięki temu dokumenty trafiają do sprawy z miejsc, w których faktycznie powstają lub są odbierane.
Łatwe wyszukiwanie
Dokumenty można wyszukiwać po nazwie, metadanych oraz pełnotekstowo — także w treści plików. System umożliwia również odnajdywanie fraz bezpośrednio w podglądzie dokumentu, co przyspiesza pracę z dużą liczbą materiałów.
Dokumenty w folderach
Strukturę folderów dokumentów na karcie klienta i sprawy można wcześniej zdefiniować lub tworzyć ad hoc, zgodnie z bieżącymi potrzebami zespołu. Advisor247 tworzy również foldery systemowe, do których automatycznie trafiają dokumenty pochodzące z procesów specjalistycznych, np. fakturowania czy KYC/AML. Przy nazwie każdego folderu widoczna jest liczba znajdujących się w nim dokumentów, co ułatwia szybkie poruszanie się po dokumentacji.
Check-in / check-out
Mechanizm kontroli pracy nad dokumentem w zespole, bez ryzyka nadpisania czyjejś pracy
Akcje masowe na dokumentach
Advisor247 umożliwia wykonywanie operacji na wielu dokumentach jednocześnie, co przyspiesza pracę z większymi zbiorami plików. Wybrane dokumenty można m.in. przesłać dalej do wybranego procesu lub narzędzia, np. do SAGA AI, bez konieczności obsługiwania każdego pliku osobno.
W programach Word i Excel można korzystać z możliwości Advisor247, pracując bezpośrednio na dokumentach kancelarii i jednocześnie zachowując porządek wersji w systemie. Wersjonowanie pozwala zapisywać, opisywać i porządkować kolejne zmiany, dzięki czemu kancelaria pracuje na dokumentach bez ryzyka utraty wcześniejszych ustaleń i bez wątpliwości, która wersja jest aktualna.
Praca z wersjami z poziomu Worda i Excela
Zapiszesz do systemu kolejne wersje dokumentu, razem z historią ich zmian, bez przerywania swojej pracy w znanych narzędziach.
Komentarz do wersji
Do każdej wersji dokumentu można dodać komentarz opisujący powód jej utworzenia lub zakres wprowadzonych zmian. Dzięki temu zespół łatwiej rozumie kontekst pracy nad dokumentem i szybciej odnajduje właściwą wersję.
Wstawienie numeru wersji w stopce dokumentu
Advisor247 umożliwia wstawienie numeru wersji w stopce dokumentu, dzięki czemu łatwiej zidentyfikować właściwą wersję także po zapisaniu pliku do PDF lub wydrukowaniu dokumentu.
Oficjalna wersja dokumentu
Wybraną wersję dokumentu można oznaczyć jako oficjalną, czyli przeznaczoną do dalszej pracy, akceptacji lub komunikacji z klientem. Dzięki temu zespół wie, która wersja jest aktualna i właściwa do wykorzystania.
Dostęp do historii zmian
Advisor247 zapewnia wgląd w poprzednie wersje dokumentu oraz zapisane zmiany w ramach danej wersji. Dzięki temu kancelaria może łatwo odtworzyć przebieg pracy nad dokumentem, sprawdzić wcześniejsze ustalenia i zachować pełną kontrolę nad jego historią.
Wgranie pliku zewnętrznego jako kolejnej wersji
Do istniejącego dokumentu można dodać plik zewnętrzny jako jego kolejną wersję, np. umowę podpisaną elektronicznie. Dzięki temu w ramach jednej historii dokumentu można przechowywać jego różne postacie i formaty — od wersji roboczej po podpisany egzemplarz.
Karta dokumentu w Advisor247 pozwala zarządzać dokumentem nie tylko jako plikiem, ale jako elementem procesu pracy. Dzięki temu zespół widzi w ramach posiadanych uprawnień, co należy z nim zrobić, kto za to odpowiada i jaki jest jego status.
Kategoryzacja dokumentu
Każdy dokument można przypisać do określonej kategorii, a następnie szybko wyszukiwać dokumenty danego typu. Dzięki temu dokumentacja jest lepiej uporządkowana, a zespół łatwiej odnajduje właściwe pliki w sprawie lub na karcie klienta.
Zadania powiązane z dokumentem
Do dokumentu można przypisać opiekuna, zadania oraz terminy, dzięki czemu zespół wie, kto odpowiada za dalszą pracę z dokumentem, jakie działania należy wykonać i do kiedy powinny zostać zrealizowane.
Uprawnienia dostępu
Advisor247 umożliwia nadawanie uprawnień do dokumentów, określając, kto może je widzieć, edytować lub wykorzystywać w dalszej pracy. Dzięki temu kancelaria zachowuje kontrolę nad dostępem do poufnych informacji i może lepiej dopasować widoczność dokumentów do ról oraz odpowiedzialności w zespole.
Notatki do dokumentu
Do dokumentu można dodać notatki, które pozwalają zachować ważne komentarze, ustalenia i kontekst pracy w jednym miejscu. Dzięki temu zespół ma szybki dostęp do informacji istotnych dla dalszej pracy z dokumentem.
Wersje dokumentu
Karta dokumentu zawiera informacje o wszystkich wersjach dokumentu oraz zmianach zapisanych w ramach poszczególnych wersji. Dzięki temu zespół może łatwo sprawdzić historię pracy nad dokumentem i ustalić, która wersja jest aktualna.
Dokumenty w Portalu Klienta
Karta dokumentu zawiera informację o udostępnieniu pliku w Portalu Klienta, dzięki czemu zespół może szybko sprawdzić, czy dokument został już przekazany klientowi.
Advisor247 pozwala kancelarii samodzielnie tworzyć i wykorzystywać szablony dokumentów — prosto, wygodnie i bez angażowania IT. Dzięki automatycznemu uzupełnianiu danych przygotowanie pism, umów czy zestawień jest szybsze, bardziej spójne i oparte na aktualnych informacjach z systemu.
Samodzielne tworzenie szablonów
Szablony dokumentów można tworzyć bezpośrednio w Wordzie lub innym edytorze tekstu, bez konieczności angażowania IT. Dzięki temu kancelaria może samodzielnie przygotowywać wzory pism, umów i dokumentów dopasowane do własnych procesów
Uporządkowana struktura pól i hashtagów
Możliwość wstawiania hashagu jednym kliknięciem w odpowiednie miejsce szablonu dokumentu w Word. W momencie generowania dokumentu w miejsce hashtagu zostanie podstawiona wartość z odpowiedniego pola w Advisor247.
Obsługa hashtagów tabelarycznych
System umożliwia generowanie dokumentów zawierających zestawienia, listy i powtarzalne sekcje danych. Dzięki temu w szablonach można automatycznie umieszczać np. wykazy spraw, czynności, kosztów, terminów lub innych informacji pobieranych z Advisor247.
Generowanie dokumentów z poziomu sprawy lub klienta
Dokument można wygenerować bezpośrednio z karty sprawy lub klienta. Wystarczy wybrać odpowiedni szablon, a Advisor247 automatycznie pobierze aktualne dane z systemu i wstawi je we właściwe miejsca w dokumencie. Dzięki temu nie trzeba ręcznie uzupełniać pól, a przygotowanie pisma, umowy czy zestawienia jest szybsze i bardziej spójne.
Dokument zapisany tam, gdzie trzeba
Wygenerowany dokument zostanie automatycznie zapisany we właściwym miejscu (sprawa, klient, folder) oraz w odpowiednim formacie: Word, Excel lub PDF.
Advisor247 daje kancelarii możliwość wykorzystania SharePoint jako rozszerzenia środowiska pracy z dokumentami — zarówno jako głównego repozytorium, jak i jako roboczej przestrzeni do współpracy zespołowej. Dzięki temu zespół może pracować w modelu najlepiej dopasowanym do specyfiki spraw i stylu pracy kancelarii.
SharePoint jako podstawowy Document Management System (DMS)
Advisor247 może wykorzystywać SharePoint jako podstawowe repozytorium dokumentów zamiast wbudowanego DMS. Dzięki temu kancelaria może pracować na dokumentach w środowisku Microsoft 365, zachowując jednocześnie powiązanie dokumentów z klientami, sprawami i procesami obsługiwanymi w Advisor247.
SharePoint jako obszar roboczy do współpracy
Dokumenty mogą być tymczasowo przenoszone z Advisor247 do SharePoint, gdy potrzebna jest praca zespołowa nad plikiem. Po zakończeniu współpracy dokument można łatwo przenieść z powrotem do Advisor247, zachowując porządek dokumentacji i powiązanie z właściwą sprawą lub klientem.
Foldery i uprawnienia
System automatycznie tworzy w SharePoint foldery spraw oraz przenosi uprawnienia z Advisor247, dzięki czemu dokument trafia we właściwe miejsce i pozostaje dostępny zgodnie z zasadami dostępu obowiązującymi w kancelarii.
Spójność kontekstu
Niezależnie od sposobu korzystania z SharePoint i miejsca przechowywania pliku, dokument pozostaje widoczny oraz dostępny z poziomu właściwej sprawy i klienta. Dzięki temu zespół zachowuje pełny kontekst pracy, bez konieczności szukania dokumentów w wielu miejscach.
Sprawdź, jak kolejne obszary systemu wspierają kancelarię w budowaniu większej efektywności, lepszej kontroli i sprawniejszego zarządzania codzienną pracą.
Poznaj, jak Advisor247 wspiera kancelarię w realizacji specjalistycznych procesów, które wymagają dokładności, spójności i dobrej organizacji pracy.
